電子表格基礎知識

有時一個表太長或太寬，我們可以把這個表中的一些行或列隱藏起來以方便檢視。以列為例，

方法一：

◎選定要隱藏的列。

◎依次選擇“格式”→ “列”→ “隱藏”，就可以把這一列隱藏起來；

如果要取消隱藏，只要在依次選擇“格式”→ “列”後，再在彈出的對話方塊中單擊 “取消隱藏”命令就可以了。

方法二：

◎選定要隱藏的列。

◎右鍵單擊該列，在彈出選單中單擊“隱藏” 就可以把所選的列隱藏起來。

如果要取消隱藏，就要選定與該列相鄰的兩列並用右鍵單擊，再在彈出選單中單擊“取消隱藏”。

方法三：

不使用選單命令，直接拖動，也可以隱藏列。方法是：把滑鼠放到待隱藏的列的右側分界線上，當滑鼠變成左右雙箭頭時，按下左鍵向左拖動滑鼠至左側分界線時鬆開左鍵，就可以把該列隱藏起來。

反之，把滑鼠放到這個左側分界線上，當滑鼠變成左右雙箭頭時按下左鍵向右拖動滑鼠至適當位置時鬆開左鍵，隱藏的列就顯示出來了。

以上方法也可以用於行的隱藏

七、設定行高和列寬

設定行高和列寬可使工作表變得更加多樣化，以適合各種需要。我們可以拖動單元格邊框線來設定行高和列寬，但是這樣不能達到精確的效果，而且速度很慢。下面的方法可以精確的設定行高和列寬。

1、設定相同的行高

◎選定要改變行高的區域。

◎依次選擇格式→行→行高。

◎在“行高”對話方塊中輸入需要的數值，然後單擊“確定”。

2、設定相同的列寬

設定列寬的方法與設定行高的方法基本是一樣的，只需將“行”改為“列”；將“行高”改為“列寬”。

3、按照實際內容設定行高和列寬

（1）設定行高

◎ 單擊工作表全選按鈕（行號上方的空白方框），使工作表處於全選狀態。

◎ 將滑鼠移至任一行標垂直邊線上。當指標變為上下雙箭頭時雙擊左鍵，各行就自動按照實際內容調整行的高度。

（2）設定列寬

設定列寬的方法與設定行高的方法基本是一樣的，只需將“行”改為“列”；將“行高”改為“列寬”。

八、用數字代替字母作列標

Excel工作表中通常是用英文字母作列標表示列的順序。如果烈數過多透過英文字母就很難辨認列的順序，如；按住Ctrl鍵，同時按下橫向捲軸的右箭頭，最後的一列名稱為“IV”，這就很難說出是多少列。因此，烈數過多的情況下最好用數字代替英文字母表示列的順序。其操作方法是：

◎依次選擇工具→選項。

◎在選項對話方塊中開啟常規選項卡，然後選擇“C1R1引用樣式”複選框。

◎單擊“確定”，就會將英文字母改為數字（上述“IV”是256列）。

如果要將數字改為英文字母，在“選項”對話方塊的“常規”選項卡中取消“C1R1引用樣式”複選框就行了。

（四）工作表格式

一、設定單元格邊框

為單元格設定邊框可以起到區分內容的作用（如果不給工作表設定邊框，打印出來的表是沒有邊框的）。設定單元格邊框的方法是：

◎選定要設定邊框的單元格區域。

◎依次選擇“格式”→“單元格”。

◎在“單元格格式”對話方塊中選擇“邊框”選項卡（如圖）；選擇線條樣式，然後選擇邊框樣式，單“確定”。

如果要取消設定的邊框，則依次選擇“編輯”→“撤消單元格格式”。或重新開啟“邊框”選項卡，在該卡中選擇邊框（無）。

二、設定單元格背景圖案

為單元格設定具有個性化的背景圖案不僅使電子表格顯得更加生動，還可以對某些特殊資料起到強調的作用。設定單元格背景圖案的操作步驟如下：

◎選定要設定背景圖案的單元格區域。

◎依次選擇“格式”→“單元格”。

◎在“單元格格式”對話方塊中開啟“圖案”選項卡，然後選擇顏色、圖案底紋。單擊“確定”。

三、調整單元格區域底色和資料顏色

在單元格區域設定底色和調整資料顏色的方法是：

◎選定需要調整的單元格區域。

◎選定工具欄上的“填充顏色”按鈕，在開啟的顏色方塊中選定需要的顏色，就設定或改變了單元格區域的底色。

◎選定工具欄上的“字型顏色”按鈕，在開啟的顏色方塊中選定需要的顏色，就改變了單元格區域的字型顏色。

四、單元格的合併與資料居中

單元格的合併及居中是將相鄰的單元格合併為一個單元格。合併後，只保留所選區域左上角單元格中的資料內容，且該內容會在選定的整個區域內居中排列，如圖。

A

B

C

D

E

F

G

1

08年商品銷售情況統計表

2

商品名稱

單價

銷售量

金額

利潤率

利潤

3

AAA

5

12

60

5%

3。0

4

BBB

6

10

60

5%

3。0

5

CCC

12

20

240

4%

9。6

實行單元格的合併及居中的方法是：

◎選定要合併的單元格A1、B1、C1、D1、E1、F1，

◎依次選擇“格式”→“單元格”→“對齊”。

◎在“對齊”選項卡的“水平對齊”和“垂直對齊”中均選擇“居中”，

同時選定“合併單元格”複選框。

五、單元格資料對齊方式

為保持單元格內容排列整齊、美觀。可根據不同的內容使用不同的對齊方式，

◎ 文字：內容相同或寬度一致的文字，可採取“居中”方式。如果內容不同、寬度不一的文字，應採取“左對齊”方式。

◎ 數字：編號的數字可採取居中對齊方式；可計算的數字應採取“右對齊”方式。

◎專案名稱：一般採取“居中”對齊方式。

◎表頭大標題：一般使用單元格合併及居中對齊方式（見上節）。

六、設定工作表背景圖案

設定背景圖案的目的是為了便於區別不同的工作表。設定的背景是不能被打印出來的，只有在編輯時才能看見。

設定工作表背景圖案步驟是：

◎選定要設定背景圖案的工作表。

◎依次選擇“格式” →“工作表”→“背景”。

◎從彈出的“工作表背景”對話方塊中選擇圖片檔案。單擊“插入”，背景就設定好了。

如果不想要背景了，就依次選擇“格式”→ “工作表”→ “刪除背景”。

七、設定字元格式

對於表格中出現的文字可以根據自己的喜好自行設定字型、字形、字號。設定的方法是：

◎選定要設定字元格式的單元格區域。

◎依次選擇格式單元格。

◎分別在字型、字形、字號等欄目中選定有關的內容。

八、用格式刷快速複製文字格式

A

B

C

1

貨物名稱

數 量

單位

2

ASD

134

件

3

FGH

134

件

4

JHG

156

件

5

OK

275

件

工作表中有時有部分文字需要按一定的格式（如字型、自形、顏色等）全部進行修改。使用逐個修改的辦法進展較慢。用格式刷快速複製的辦法可收事半功倍的效果。

◎ 選定一個標準格式（如右圖之“B2”）。

◎在工具欄中雙擊“格式刷”，滑鼠指標變為掃帚形。

◎用掃帚形滑鼠抹過需要修改的數字（如右圖之B4、B5），這些數字的格式就會改為與B2相同的格式（結果如右圖）。

九、設定數字格式

Excel帶有多種數字格式，包括常規、數值、貨幣格式、會計專用格式、百分比格式等，可以適應多種專業表格製作的需要。其中：

1、 “常規”格式， 指輸入單元格中的沒有其他任何標誌的純數字，如“123”、“567”，

2、 “數值”格式， 指帶有小數位數的數字，如“123。00”、“367。34”

3、“貨幣”和會計專用格式， 指帶有小數位數和貨幣符號的數字。如：“￥250。00”、 “$364。25“。會計專用格式還可以對一列數值進行小數點對齊。

4、“百分比”格式， 指帶有百分號的數字，如”642。37%“、“573。35%”。

現在以設定貨幣格式為例，介紹設定數字格式的方法；

◎選定要設定貨幣格式的單元格（數字必須在單元格中右對齊，否則需單擊另一單元格後再回頭選定原單元格，否則下一步打不開“數字”選項卡）。

◎依次選擇“格式”→“單元格”。

◎在“單元格格式”對話方塊中開啟“數字”選項卡（如圖）。

◎在“分類欄”中選擇“貨幣”，並在貨幣符號欄中選擇“￥”或“$”，然後單擊“確定”。

其他數字格式的操作方法與此基本相同。

十、對齊功能的使用

為保持表格中的資料排列整齊，可以使用Excel對齊功能讓同類型的資料在各單元格中所處的位置相同。資料對齊的方式有水平對齊、垂直對齊。水平對齊中又分為左對齊、右對齊、兩端對齊、居中等項。垂直對齊也有居中、靠下、兩端對齊、分散對齊等。

使用對齊功能的方法是：

◎ 選定需要進行資料對齊的單元格區域。

◎ 依次選擇“格式”→“單元格”。

◎ 在“單元格格式”對話方塊中開啟“對齊”選項卡。

◎ 根據需要，在水平對齊清單或垂直對齊清單在選取其一。然後單擊“確定”。

十一、單元格資料角度調整

單元格資料角度調整是指統一調整各單元格資料斜向排列的角度。其方法是：

1、選定需要調整排列角度的單元格資料。

2、依次選擇“格式”→“單元格”。

3、在“單元格格式”對話方塊的“方向”欄內，根據需要設定角度數值（或移動鐘形圖表的指標），然後單擊“確定”，各單元格內的所有資料就會按照設定的角度排列。

十二、自動套用格式

Excel帶有一些常用格式。自動套用格式就是將這些格式有選擇地用在單元格區域。方法是：

◎選定要套用格式的單元格區域。

◎依次選擇“格式”→“自動套用格式”。

◎在“自動套用格式”對話方塊中，選定需要的“格式”。然後單擊“確定”。

此外，單擊“自動套用格式”對話方塊中的“選項”，會在下面出現一個“要應用的格式”欄，其中有“數字”、“字型”、“對齊”、“邊框”、“圖案”、“列寬/行高”等選項，點選其中的任何一項，對話方塊中的所有格式就會出現相應的改變。因此，在套用格式前，如果對已有的格式不太滿意，可利用這些選項對已有的格式作適當修改。

十三、樣式的應用

樣式的應用即將Excel樣式中的各項格式有選擇地應用到單元格中。方法是：

◎選定需要按照樣式設定格式的單元格區域。

◎在工作簿中依次選擇“格式”→“樣式”，開啟“樣式”對話方塊（如圖）。

◎根據需要在樣式對話方塊中選取某些複選框（或取消某些複選框）。

◎ 如果有的複選框內容需要更改，如將“數字 G/通用格式”改為“貨幣格式”，則須先取消“數字”複選框。然後單擊“修改”。再在彈出的“單元格格式”對話方塊的“數字”選項卡中選擇“貨幣”。

◎ 單擊“單元格格式”對話方塊的“確定”。再單擊“樣式”對話方塊的“確定”。 原來的純數字格式就會改為貨幣格式。

（以上步驟亦可用於修改其他選項。）

十四、單元格的條件格式

單元格的條件格式是指按照不同的條件顯示不同的單元格格式，以示區別，便於查詢。例如學習成績多於90分的數值用紅色加粗字體表示；介於80~89分之間的數值用藍色加粗字體表示；介於70~79分之間的數值用用綠色加粗字體表示。操作方法如下：

◎ 選定需要設定條件格式的單元格區域。

◎ 依次選擇“格式”→“條件格式”，開啟“條件格式”對話方塊，（如下圖）

◎ 在“條件格式”對話方塊的條件欄內選定“單元格數值”、介於（或大於、小於、等於…… ）。

◎ 在數值框中輸入相應的數值。

◎ 單擊“格式”，在開啟的“單元格格式”對話方塊中選定需要的字型、字形、顏色、或圖案。

◎ 先後在“單元格格式”對話方塊 和“條件格式”對話方塊中單擊“確定”。

刪除單元格條件格式

◎ 選擇含有要更改或刪除的條件格式的單元格。

◎ 單擊“格式”選單中的“條件格式”命令，出現“條件格式”對話方塊。

◎ 在“條件格式”對話方塊單擊“刪除”按鈕，然後選擇要刪除條件的複選框。

按下“確定” ，反回到條件各式對話方塊，再單擊“確定”即可。

十五、快速設定多個工作表表頭

如果多個工作表使用相同的表頭，設定表頭的方法一般是逐一輸入。這個方法速度很慢。下面介紹統一輸入的方法，這個方法比較快。

◎ 選定工作表。

如果要選定連續的工作表，則先選定第一個工作表，按住Shift鍵，

如果選定的工作表是不連續的，則則先選定第一個工作表，按住Ctrlt鍵，

再逐一選定其他工作表。

◎ 逐一輸入表頭名稱（專案名稱）

這樣就可以將所選各表的表頭一次輸入成功。

十六、設定斜線表頭

除使用繪圖工具欄的直線在單元格中直接畫斜線外，還可以用以下方法：

◎ 右鍵單擊要設定斜線表頭的單元格，在彈出選單中選定“設定單元格格式”。

◎ 在“單元格格式”對話方塊中開啟邊框選項卡。

◎ 在樣式預覽框中點選左上角至右下角的中心點（或點選文字框右下角斜線框樣式），然後單擊“確定”，就會在表頭單元格中出現一條對角斜線。

◎ 輸入行的標題（如科目），然後按Alt+Enter組合鍵進行強制換行。再輸入列標題（如姓名）。

◎ 將行標題（科目）右移靠近單元格右側，單擊Enter鍵，斜線表頭即成。

（如圖）

A

B

C

D

1

科目姓名

語文

英語

數學

2

王仍

85

82

90

3

黃月

90

85

80

（五）資料 輸 入

一、資料輸入的基本方法

方法一： 用滑鼠選定單元格，然後向單元格直接輸入資料，此資料同時顯示在編輯欄。

方法二：用快捷鍵選定單元格。其中，按行輸入與按列輸入所用鍵有所不同。按行輸入資料一般用Tab鍵選定單元格。例如在單元格A1中輸入資料後，按Tab鍵 就可以橫向移動，在單元格B1中輸入資料。再按Tab鍵就可在單元格C1中輸入資料。按列輸入資料一般用Enter鍵選定單元格。例如在單元格A1中輸入資料後按Enter鍵就可以在單元格A2中輸入資料；再按就可在A3中輸入資料。下表顯示不同按鍵與單元格移動方向的關係。

按 鍵

活動單元格的移動方向

Enter

從上到下

Shift-Enter

從下到上

Tab

從右到左

Shift-Tab

從左到右

如果按下［Enter］鍵後，單元格並不移動，就可以依次選擇“工具”→“選項”。在“選項”對話方塊中開啟“編輯”選項卡，然後開啟其中的“按Enter移動活動單元格標識框”的“方向”清單，選定需要的移動方向，再單擊 “確定”。

二、幾種特定資料的輸入方法

在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的資料格式：常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時間等資料，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種資料都有它特定的格式和輸入方法，為了使使用者對輸入資料有一個明確的認識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種型別資料的方法和技巧。

1、輸入文字

Excel單元格中的文字包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字元的組合。每個單元格中最多可容納32000個字元數。輸入到單元格的任何字串，只要不被系統解釋成數字、公式、日期、時間、邏輯值，則Excel一律將其視為文字。在Excel中輸入文字時，預設對齊方式是：單元格內靠左對齊

雖然在Excel中輸入文字和在其它應用程式中沒有什麼本質區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸入文字後，按回車鍵表示一個段落的結束，游標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，而在Excel的單元格中輸入文字時，按一下回車鍵卻表示結束當前單元格的輸入，游標會自動移到當前單元格的下一個單元格。

因此，如果不是想在當前單元格中結束輸入而是想在單元格中分行，則必須按住Alt鍵的同時按回車鍵，即在單元格中輸入硬回車。

2、輸入非數值性的數字字串

非數值性的數字字串是指郵政編碼、電話號碼、身份證號碼等數字群。為了避免被Excel 認為是數字型資料，需要在這些數字群前新增“ ’”，以表明是“數字字串”而非“數字”資料。例如，要在“單元格中輸入【7654321987987】，則應在輸入框中輸入【‘7654321987987】。否則，回車後就會出現【7。65432E+12】

這樣的數字。這是科學計數方式。如果出現這種方式，可用右鍵單擊該單元格，

選擇“設定單元格格式”，然後在“分類”欄中選擇“自定義”，在“型別”欄

內選擇“0”，單擊“確定”，就可以恢復原數字。

3、輸入分數

幾乎在所有的文件中，分數格式通常用一道斜槓來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”。在Excel中日期的輸入方法也是用斜槓來區分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”。為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時，要在分數前輸入“0”（零）以示區別，並且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”，然後回車。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示為“8。5”。

4、輸入負數

在單元格中輸入負數時，可在數值前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號內來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。

5、輸入小數

輸入小數有兩種方法：

一是手動輸入法：在輸入小數時，使用者可以象平常一樣使用小數點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數字時，在編輯欄並不顯示出來，而只在單元格中顯示。

二是自動輸入法：當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字串結尾的數字時，可以採用此方法：選擇“工具”、“選項”命令，開啟“選項”對話方塊，單擊“編輯”標籤，選中“自動設定小數點”複選框，並在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示在小數點右面的位數。

如果要在輸入比較大的數字後自動添零，可指定一個負數值作為要新增的零的個數，比如要在單元格中輸入“88”後自動新增3個零，變成“88 000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”後自動新增3位小數，變成“0。088”，則要在“位數”微調框中輸入“3”。

另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字串的數字後，應清除對“自動設定小數點”符選框的選定，以免影響後邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設定小數點”中設定的選項，可以在輸入資料時自帶小數點。

6、輸入貨幣值

Excel幾乎支援所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。輸入貨幣值的方法是：

先在單元格區域輸入純數字，並選定該區域。然後右鍵單擊該區域，再選擇“設定單元格格式”，開啟“數字”選項卡。在該卡“分類”欄中選擇“貨幣”，開啟“貨幣符號”清單，選定需要的一種符號，單擊“確定”即成。

如果是要輸入人民幣符號，可以直接按住Alt鍵，再在數字小鍵盤上按“0165”即可。

7、輸入日期

Excel是將日期和時間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。使用者可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜槓“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元格內輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+；組合鍵。

8、輸入時間

在Excel中輸入時間時，使用者可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入。這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：2：30：38，而用12小時制輸入時間格式為：2：30：38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl+Shift+；鍵

9、同時對多個單元格輸入相同資料

如果要對多個單元格輸入相同的資料，可以按照下列操作步驟執行：

（1） 選定要輸入資料的多個單元格區域。

（2）輸入資料。

（3） 同時按下［Ctrl］和［Enter］鍵，就可以看到如下圖所示。

電力

電力

電力

電力

二、自動填充功能的應用

自動填充是一種快速輸入功能，他主要用於輸入一些有規律的系列數字。如表格中的專案序號、工資表中的工資序號以及日期系列、星期系列等。要使用自動添充功能首先必須將封閉的方形單元格改為右下角有缺口並含有一個黑色小方塊的單元格。修改的方法是：依次選擇“工具”-“選項”，在“選項”對話方塊中開啟“編輯”選項卡，然後選取“單元格拖放功能複選框”和“顯示貼上選項按鈕”複選框。

下面介紹自動填充功能適用的某些專案。

1、 輸入連續的序列數。

在第一個單元格中輸入一個基數（如“3”），然後用滑鼠左鍵將指標輕輕靠近單元格右下角，當指標變為黑色“+”形時向下拖動到一定位置，鬆開左鍵，再開啟彈出的“自動填充選項”清單，選擇“以系列方式填充”，所選列中就會出現一系列連續數字（如：3、4、5、6、……）圖1。

2、連續輸入等差序列數。

方法一：例如在第一個單元格中輸入一個基數 “3”，接著在第二個單元格中輸入“5”（兩者差數為“2）”。然後將兩個單元格合併，再按上法拖動滑鼠到一定位置時鬆開左鍵，就可看到差數相同的一系列數字（如：3、5、7、9、11……）。

方法二：例如在第一個單元格中輸入一個基數 “3”， 按上法拖動滑鼠到一定位置時鬆開左鍵。然後依次選擇“編輯”-“填充”-“序列”。在“序列”對話方塊（右圖）中選擇“等差序列”，在“步長值”中輸入“2”（等差數），單擊“確定”， 就可看到差數相同的一系列數字（如：3、5、7、9、11……）圖2。

3、連續輸入等比系列數

例如在第一個單元格中輸入一個基數 “3”， 按上法拖動滑鼠到一定位置

時鬆開左鍵。然後依次選擇“編輯”-“填充”-“序列”。在“序列”對話方塊中選擇“等比序列”，在“步長值”中輸入“3”（等比數）單擊“確定”，就可以看到比數相同的一序列數字（如：3、9、27、81、243……）圖3。

4、 輸入連續的月、日數。

例如在第一單元格輸入“3/21”。 用滑鼠左鍵將指標輕輕靠近單元格右下角，當指標變為黑色“+”形時按下左鍵，“3/21”即變為“3月21日”，向下拖動指標到適當位置時鬆開左鍵，就可以看到從3月21日起的一系列連續日期（如3月21日、3月22日……3月31日、4月1日、4月2日…）圖4。

5、 輸入年、月數。

例如在第一單元格輸入“2008年3月”， 然後用滑鼠左鍵將指標輕輕靠近單元格右下角，當指標變為黑色“+”形時向下拖動到一定位置，鬆開左鍵，然後開啟彈出的“自動填充選項清單”，選擇“以月填充”，就會看到“2008年10月”…“2008年12月”、“2009年1月”、“2009年2月”……。圖5。

三、簡單的數字四則運算

怎樣在Excel電子表格中進行加、減、乘、除等常用的簡單運算，除上節所舉例項外，再以下圖為例分述其操作方法：商 品 銷 售 情 況 一 覽 表

A

B

C

D

E

F

G

1

貨 物名 稱

數量

單價

銷售收 入

單 位成 本

成本合計

利潤

2

ASD

134

3

402

2。5

335

67

3

FGH

134

3

402

2。5

335

67

4

JHG

134

3

402

2。5

335

67

5

OK

134

3

402

2。5

335

67

6

LIU

134

3

402

2。5

335

67

7

MJH

200

5

1000

4。5

900

100

8

合 計

3010

2575

435

1、加法： （如D列，求“銷售收入”合計）。選定需要進行運算的單元格區域並延伸至下一個空白單元格，在工具欄單擊“自動求和”（∑），或輸入“=SUM（D2：D7），單擊Enter鍵。2 、減法： （如第7行，利潤=銷售收入-成本合計）。選定需要記載運算結果的單元格（如“G7”），輸入“=D7-F7” 單擊Enter鍵。或輸入“=SUM（D7-F7”，單擊Enter鍵。3 、乘法： （如第7行，銷售收入=數量×單價）。選定需要記載運算結果的單元格（如“D7”），輸入“=B7*C7”， 單擊Enter鍵。或輸入“=SUM（B7*C7）”，單擊Enter鍵。4 、除法： （利潤率=利潤÷成本，）。 選定需要記載運算結果的單元格（如“

H

8”）。輸入“=G8/F8”，單擊Enter鍵。或輸入“=SUM（G8/F8）”，單擊Enter鍵

四、“選擇性貼上”中的“運算”

以圖1為例，單元格A1中原有數值為”2“，要求對A列中所有數值都改為原數乘以“0。8”以後的數值。如果在A1中輸入公式“=A1*0。5，然後回車，就會出現“不能計算該公式。……”的錯誤提示，得不到準確的運算結果。雖然可以利用新增輔助列（利用公式把最終折算後的分數新增到輔助列中）的方法來求得計算結果，但是比較麻煩，而且不能在原單元格中就地更改數值。為能較快地取得準確的計算結果，可採用“選擇性貼上”中的“運算”功能進行計算。具體步驟如下：◎在一空白單元格中輸入0。8，然後到其它任意單擊元格中單擊一下，再返回用右鍵單擊0。8所在的單元格，然後單擊“複製”。◎選定A列中的所有數值。◎依次選擇“編輯”→“選擇性貼上”◎在“選擇性貼上”對話方塊的“運算”欄下選擇“乘”，然後單擊“確定”，該列所有數值就會準確改為新的數值。見（圖2）

A

1

2

2

4

3

6

4

8

5

10

6

12

A

B

C

1

1。6

0。8

2

3。2

3

4。8

4

6。4

5

8

6

9。6

五、同時更改工作表的所有數字

在工作表很大，數字很多的情況下，要按照一定的要求（如+、-、×、÷某數字）逐個更改工作表的所有數字，就很費時費力。現將一種快速更改的方法介紹於後：例如要求對工作表中的全部數字乘以3，並顯示出結果。其操作步驟是，◎在任一空白單元格中輸入3，並用右鍵單擊該單元格，然後選擇“複製”◎選定需要更改數字的單元格區域。◎依次選擇“編輯”→“定位”。◎在“定位”對話方塊中單擊“定位條件”，再中“定位條件”對話方塊中選擇“常量”，單擊“確定”。◎依次選擇“編輯”→“選擇性貼上”。◎在“選擇性貼上”對話方塊的“運算”欄內選擇×號，然後單擊“確定”，即成。

六、公式中的“引用”。1 、“引用”的意義

公式中的“引用”，簡單地說就是在公式中用單元格名稱（即單元格地址）代替該單元格中的數值進行運算。現以下圖為例來說明使用“引用”的好處。

A

B

C

D

E

1

貨物名稱

數量

單位

單價

銷售收入

2

ASD

134

件

3

402

第2行商品ASD的銷售收入有兩種運算方法：一種是在單元格E2中輸入公式“134×3”，然後按Enter鍵。這種方法比較簡單，但是“數量”、“單價”的數值稍有變動，輸入的數值就必須跟著改動。如果相同貨物數量、單價變動太多，計算起來就不勝其煩。另一種方法是在單元格E2中輸入公式“=B2*D2”然後 按Enter鍵。計算結果與上一種方法是一樣的。其中，“B2”是數量“134”的位置；“D2”是單價“3”的位置。就是“引用”單元格位置替代其中的數值進行運算。它的好處是無論B2、D2單元格中的數值怎樣變動，運用公式“=B2*D2”都可以準確地計算出結果，不需要重新輸入數值。

2 、“引用”的三種形式

⑴ 相對引用相對地址是指，公式中的單元格地址隨著計算範圍的改變而改變，例如，計算範圍如果是單元格“A2”與“B2”，則公式中的單元格地址也應該是“A2”與“B2”。如果計算範圍改為“F3”與“G3”，公式中的單元格地址就應該相對應地改為“F3”與“G3”。 相對引用是運算公式中使用比較多的一種形式。⑵ 絕對引用絕對引用是指公式中的單元格地址處於凍結狀態，不隨著計算範圍的改變而改變。絕對引用的書寫方法是在列號和行號前面新增美元符號“$”，如“$A$2”、 “$D$6”。“$D$6”。⑶ 混合引用混合引用是指公式中的單元格地址既有相對引用，又有絕對引用，如$A6是列為絕對引用，行為相對引用；“D$6”是列為相對引用，行為絕對引用 。

七、輸入單元格地址的簡易方法

使用一般的方法輸入公式很容易把單元格地址輸錯，如將B23輸成B22。簡易而又準確的方法是在輸入“=”號後用滑鼠直接點選單元格。現以在單元格D7中輸入公式“=A1+A2+C6”為例，敘述其方法：在單元格D7中輸入 = 號。滑鼠點選單元格A1，選擇+號；再單擊A2，選擇+號；再單擊C6，至此，就在單元格D7中輸入了公式“=A1+A2+C6”，單元格A1、A2、C6周圍出現閃爍狀態。單擊Eenter鍵就可看到計算結果。

八、快速輸入公式的方法

輸入公式的方法一般是在選定記載運算結果的單元格後透過鍵盤直接輸入“=”、單元格名稱和運算子號，這樣不僅速度慢，而且容易出錯。現以下圖為例，介紹一項快速而且不易出錯的方法。選中D2單元格輸入“=”號後，用滑鼠左鍵單擊一下B2單元格，可以看到D2單元格等號的後面顯示了藍色的“B2”字元，上方的編輯欄中的等號後面也顯示“B2”字元）。接著透過鍵盤輸入符號“*”，再用滑鼠單擊一下C2單 元格，回車後即可完成公式的輸入，並在D2單元格中顯示出計算的結果。

六、公式填充柄的應用

公式填充柄的應用實際是將Excel自動填充功能應用於公式計算。這樣可以節省大量的計算時間。現以下圖為例將其操作方法介紹如下：1、在單元格D2中輸入公式“=B2*C2”，回車後結果為30，060。00（圖1）。2、將滑鼠指標移至單元格D2右下方的小黑方塊處，指標變為黑色實心的十字形時按住滑鼠左鍵，向下拖拉至恰當位置（單元格D11），放開滑鼠左鍵，相應單元格中就會顯示出計算結果

七、用函式輸入日期

日期可以直接手工加上，但Excel提供了一些函式，我們可以把日期用函式來新增進去。◎選定需要輸入日期的單元格◎單擊“fx”按鈕◎開啟“插入函式”對話方塊的 “選擇類別”框，從中選擇“日期與時間”◎在“選擇函式”清單中單擊“NOW”，單擊“確定”◎在彈出的函式引數對話方塊單擊“確定”◎開啟“貼上函式”對話方塊，從左邊“函式型別”列表框中選擇“日期”， 開啟“貼上函式”對話方塊，從左邊“函式型別”列表框中選擇“日期”，此節反映了使用函式的一般步驟，可作參考。

八、錯誤資訊的含義及處理辦法

在Excel中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤資訊，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面介紹幾種常見的錯誤資訊，並提出避免出錯的辦法。

1、錯誤值：####

含義：輸入到單元格中的資料太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文字格式，結果為負的時間量。

2、錯誤值：#DIV/0！

含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

3、錯誤值：#VALUE！

含義：輸入引用文字項的數學公式。如果使用了不正確的引數或運算子，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤資訊#VALUE！。解決辦法：這時應確認公式或函式所需的運算子或引數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文字，則在計算公式=C4+D4時，系統不能將文字轉換為正確的資料型別，因而返回錯誤值#VALUE！。

4）錯誤值：#REF！

含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。

5、錯誤值：#N/A

含義：無資訊可用於所要執行的計算。在建立模型時，使用者可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待資料。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。解決辦法：在等待資料的單元格內填充上資料。

6、錯誤值：#NAME？

含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文字，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯值解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函式名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意將公式中的文字括在雙引號中。

7、錯誤值：#NUM！

含義：提供了無效的引數給工作表函式，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。解決辦法：確認函式中使用的引數型別正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。

8、錯誤值：#NULL ！

含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM（A1：A10 C1：C10）”，就會產生這種情況。解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為“=SUM（A1：A10 ，C1：C10）”

七、日期格式的設定

我們也可以改變Excel預設的時間和日期格式，建立自己定義的格式。可以在輸入前設定自己所需要的資料格式，例如習慣於“年、月、日”的日期格式，則可對要輸入的單元格進行格式的設定，設定的步驟可按下述方法進行：（1） 執行“格式”選單中的“單元格”命令，這時螢幕上出現“單元格”對話方塊。（2） 單擊“數字”選項卡，選擇“分類”列表框中的“日期”選項，對話方塊如圖所示。從中選擇所需要的“年、月、日”格式，按下“確定”按鈕。（3） 當執行完上述操作後，輸入的日期資料就採用了所設定的格式。如在“B2”中輸入的日期就會以“1996年8月6日”的格式顯示出來，

八、在奇位數前加“0”

在奇位數前加“0”，目的是使數字序列中各數的位數相同，排列整齊。如“1”改為“01”，這樣與“10”、“11”等2位數排在一起，就顯得比較整齊。加0的方法可以逐一地加，但比較麻煩， 快速的方法是：◎ 選定需要加0的單元格區域，然後依次選擇“格式”“單元格” （或右鍵單擊選定的單元格）。◎在“單元格格式”對話方塊中開啟“數值”選項卡（或單擊彈出的“設定單元格格式”） ，然後在“分類”欄中選擇“自定義”。 再在右側“型別”文字框中輸入“00”，單擊“確定”。（注：其中，“0”代表個位數，“00”代表十位數，“000”代表百位數，以此類推。因此，如果要在個位數前加一個“0”， 則需在“型別”文字框中輸入 “00”；如果要在個位數前加兩個“0”，則需在“型別”文字框中輸入 “000”）。

九、在單元格的數值後加入單位名稱

帶有單位名稱的數值（如：“1臺”、“2輛”、“3支”等）都只能作為文字格式輸入單元格，位於單元格的左側。文字是不能進行運算的。如果要對這些數值進行運算，就需要將它們設定為數值格式，使之位於單元格的右側。設定的方法是：

A

1

1輛

2

2輛

3

3輛

4

4輛

5

5輛

◎ 先在單元格區域輸入純數字，並選定該區域。 ◎ 右鍵單擊選定的單元格區域，然後在彈出選單中單擊“設定單元格格式”。◎ 在“單元格格式”對話方塊中開啟“數字”選項卡，單擊“自定義”。◎ 在對話方塊右側文字框內輸入0和雙引號，並在雙引號中輸入單位名稱，如：［0“輛”］。單擊“確定”。◎ 在工具欄在單擊“自動求和”按鈕 。

十、自動為工作表新增序號Excel具有自動填充功能，它可幫助使用者快速實現諸如“第1欄”、“第2欄”…“第10欄”之類的資料填充工作，具體步驟為：◎ 在A1、B1單元格中分別輸入“第1欄”、“第2欄”字樣（不能用中文數字，如一、二等）。◎ 依次選擇“格式”→“單元格”→“字型”。◎ 設定適當的字型、字形、字號。等內容。◎ 將滑鼠移至B1單元格的右下角，當其變成十字形時，拖動滑鼠向右移動，直至J1欄為止。◎ 放開滑鼠，則A1-J1欄就會出現諸如“第1欄”、“第2欄”…“第10欄”的欄號，且它們的格式、排列位置都完全相同，從而滿足了使用者為表格新增欄號的要求。當然，我們也可採用同樣的辦法在Excel表格中自動設定F1、F2或第1行、第2行之類的行號，操作十分方便。

（六）資料 管 理一、隱藏單元格中的資料

工作表中某單元格的資料會同時顯示在編輯欄內。因此要隱藏單元格的資料必須同時隱藏編輯欄內同樣的資料。操作步驟如下：第一步，隱藏單元格內的資料。◎ 選定需要隱藏的單元格資料。◎ 右鍵單擊該單元格，在彈出選單中選定“設定單元格格式”。◎ 在“單元格格式”對話方塊中開啟“數字”選項卡。◎ 在“分類”欄內選擇“自定義”。◎ 在對話方塊右側“型別”文字框中輸入“；；；”（三個分號），然後單擊“確定”。第二步，隱藏編輯欄內的資料。◎ 按照第一步操作開啟“單元格格式”對話方塊。◎ 在該對話方塊中單擊“保護”，然後選取“隱藏”複選框，單擊“確定”。◎ 依次選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，單擊“確定”。如果要恢復單元格中的資料則需按第一步操作在“單元格格式”對話方塊中刪除“；；；”，然後單擊“確定”。如果要恢復編輯欄的資料，則需依次選擇“工具”→“保護”→“撤消工作表保護”。

二、將單元格中的阿拉伯數字改為中文數字

◎ 選定需要更改的單元格。◎ 依次選擇“格式”“單元格”（或右鍵單擊選定的單元格）。◎ 在“單元格格式”對話方塊中開啟“數值”選項卡（或單擊彈出的“設定單元格格式”），然後在“分類”欄中選擇 “特殊”。◎ 在“型別”欄中選擇中文小寫或大寫數字，單擊“確定”，被選定阿拉伯數字就會變成中文小寫或大寫數字。如果要將中文數字改回為阿拉伯數字，用同樣的方法在“單元格格式”對話方塊的“分類”欄內選擇“常規”或“數值”，然後單擊“確定”，即成。

三、資料查詢與替換1 、查詢

當需要重新檢視或修改工作表中的某一部分內容時，可以查詢和替換指定的任何數值，包括文字、數字、日期，公式、附註等。操作步驟如下：◎依次選擇“編輯”→ “查詢”，螢幕顯示“查詢與替換”對話方塊。◎在“查詢內容”框中輸入要查詢內容，然後單擊“選項”。在彈出的“範圍”、“ 搜尋”、 “搜尋範圍”等欄目內選擇需要選項然後“查詢下一個”，即開始查詢。◎當Excel找到相應的內容後，這個單元格就會顯示出來。如果還需要進一步查詢，可以再單擊“查詢下一個”。提示：如果要在多個單元格查詢同樣的內容，則應全選工作表或選定有關的單元格區域，並在輸入內容、選定有關選項後單擊“查詢全部”。如果要對工作表執行查詢或替換工作，可以先將它們選定為工作表組，再執行相應的操作。

2 、替換

替換是將某一資料串替換為另一不同的資料。進行替換的操作步驟如下：◎依次選擇“編輯”→ “查詢”，螢幕顯示“查詢與替換”對話方塊。◎在“查詢內容”中輸入要被替換的資料。◎在“替換為”中輸入新的資料。然後按“替換”按鈕即可。如果需要將所有要被替換的資料都換成新的資料，則應單擊 “全部替換”，這樣可以節省時間。

四、用“查詢與替換”功能實現資料統計

在excel 中，有時需要統計表中相同資料出現的次數，如果對excel 的函式運用不熟悉，我們可以巧妙地透過“查詢與替換”來實現資料的簡單統計。如需統計人員花名冊中性別為“男”的人數，可選中性別所在列，點選“編輯”選單下的“替換”項。在“查詢內容”中填寫“男”，“替換為”中填上“A”，選擇“全部替換”，此時excel會彈出選單提示“

完成了X處被替換

”，這個X即為統計出的男性人數。再選擇“編輯”選單下“撤消”功能，使原單元格資料恢復。

五、強制分行重疊排列資料

當輸入的資料已超過單元格的寬度，因而採用增加單元格行高的辦法使資料重疊排列的方法稱為強制分行。強制分行的操作步驟是：⑴ 選定需要強制分行的單元格。⑵ 在編輯欄的長資料中間設定插入點，插入點前方的資料量不要超過一個單元格的資料量（如圖）。⑶ 按Alt+Enter組合鍵，再按Ente鍵。

▼×√fx

XX商貿開發公司

A

B

C

1

XX商貿開發公司

2

六、全屏顯示工作表中的所有資料

製作的工作表往往往有兩種情況：一種是專案較少，在工作表中佔用的列數不多，工作表中有不少空間未被利用。另一種是專案太多，佔用的列數超過了當前螢幕，已延伸到當前螢幕以外。如果要使製作的表格恰好佈滿當前螢幕各列，對於前者可放大字型；對於後者可縮小字型。具體方法是：⑴ 放大字型。◎ 選定需要放大字型的單元格或區域。◎ 單擊工具欄中的“顯示比例”按鈕，在開啟的列表中單擊“選定區域”。 製作的表格恰好佈滿當前螢幕各列。⑵ 縮小字型。◎ 按住C+tr+Shift組合鍵，拖動滑鼠左鍵從左至右選定各列，直至最後一列鬆開左鍵。◎ 單擊工具欄中的“顯示比例”按鈕，在開啟的列表中單擊“選定區域”。表格的字型縮小，恰好佈滿當前螢幕各列。

七、資料排列的快速轉置

A

B

1

李心

243

2

王仍

369

3

黃月

435

4

張言

897

5

許靜

557

資料排列的快速轉置指用快速的方法將按列排的資料改為按行排列，或將按行排的資料改為按列排列。操作方法如下：◎選定要快速轉置的單元格區域，右鍵單擊該區域。◎在彈出的選單中選擇“複製”。◎在同一工作表（或其他工作表）中選定將要轉置 圖1到的單元格區域，右鍵單擊該區域。◎在彈出的選單中單擊“選擇性貼上”，然後在“選擇性貼上”對話方塊中選定“轉置”複選框，單擊“確定”如（圖1）。◎選定原單元格區域，然後依次選擇“編輯”-“刪除”-“右側單元格左移”，單擊“確定”，就會轉置成功。如（圖2）。

A

B

C

D

E

1

李心

王仍

黃月

張言

許靜

2

243

369

435

897

557

圖2

八、Excel定位功能1 、使用定位功能查詢資料

在Excel中，我們需要到達某一單元格，一般是使用滑鼠拖動捲軸來進行，但如果資料範圍超出一個螢幕的顯示範圍，或者資料行數非常多時，想快速定位到某一單元格就有點麻煩。此時，可以使用“定位”功能快速找到想要的單元格。例1：需要選中Y2008單元格（或快速移動到Y2008單元格），我們可以依次選擇 “編輯→定位”選單，在彈出對話方塊中的“引用位置”文字框裡輸入“Y2008”後按回車即可。例2：需要選中Y列的2004~2008行的單元格，我們按照相同的方法，在“引用位置” 文字框裡輸入“Y2004：Y2008”按回車即可。例3：需要選中2008行的單元格，我們可以在“引用位置” 文字框裡輸入“2008：2008”按回車即可。例4：需要選中2004~2008行的單元格，我們可以在“引用位置” 文字框裡輸入“2004：2008”按回車即可。

2 、透過定位功能選定並刪除空行

在資料統計與分析過程中，由於記錄的新增、刪除以及資料表的合併等原因，經常會在表格中出現一些空行（如圖1）。這些空行的存在既不美觀，同時也影響了資料分析的結果。如果一行一行地刪除，費時費力。 利用Excel中提供的“定位”功能，一次性定位表格中的所有空行，然後就可以將其“一網打盡”。

◎依次選擇“編輯”→“定位”選單命令◎在出現的“定位”對話方塊中單擊“定位條件”按鈕，◎在彈出的“定位條件”對話方塊中選擇

“空值”

單選項（如圖2），然後單擊“確定”按鈕，這樣就可以將表格中所有的空行全部選中了。◎滑鼠右擊選中區域，在彈出的快捷選單中依次選擇“刪除→整行”命令即可。提示：使用該方法刪除時要確保其他非空行中的所有單元格內均填有數值，否則會出現誤刪除記錄的現象。

九、Excel篩選功能

Excel篩選功能是指按照設定的條件對資料進行篩選，符合條件的就被顯示出來，不符合條件的就被隱藏下去。因此，Excel篩選功能實際也是一種查詢功能。Excel中提供了兩種篩選操作，即“自動篩選”和“高階篩選”。 “自動篩選”一般用於簡單條件的篩選。 “高階篩選”一般用於條件較複雜的篩選，篩選的結果可顯示在原資料表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結果，不符合條件的記錄同時保留在資料表中而不被隱藏起來，這樣更便於進行資料的比對。一般情況下，“自動篩選”能完成的操作用“高階篩選”完全可以實現，但有的操作則不宜用“高階篩選”，因為這樣會使問題複雜化，下面介紹幾折利用篩選功能的例項。

1 、自動篩選

目的：將語文成績“大於等於90分”的學生和語文成績“小於60分”的學生篩選出來。實現過程如下：◎、選中資料表中任意一個單元格，執行“資料→篩選→自動篩選”命令，此時，每一項列標題右側均出現一個下拉按鈕（參見圖1）。圖1◎單擊“語文”右側的下拉按鈕，在隨後彈出的快捷選單中（參見圖1），選“自定義”選項，開啟“自定義自動篩選方式”對話方塊（如圖2）。圖2◎單擊左上方框右側的下拉按鈕，在隨後出現的對話方塊中，選“大於或等於”選項，然後在右上方框中輸入數值“90”；選中“或”選項，再單擊左下方框右側的下拉按鈕，在隨後出現的快捷選單中，選“小於”選項，然後在右下方框中輸入數值“60”（參見圖2）。4、設定好以後，單擊“確定”按鈕，符合條件的資料即刻被篩選出來（篩選的結果如圖3所示）。圖3提示： 在上述篩選結果的基礎上，對“數學”列繼續進行篩選操作，將篩選條件設定為“大於或等於”“90”，就可將“語文”和“數學”成績都“大於或等於90”分的學生篩選出來。

2 、高階篩選

目的：將“語文”或“數學”成績“大於或等於”“90”分的學生篩選出來。實現過程如下：◎先執行“資料→篩選→自動篩選”命令，撤銷“自動篩選”功能。 如果前面沒有進行“自動篩選”操作，則此步可以省略。◎分別選中D66、D67、E66、E68單元格，輸入內容：語文、>=90、數學、>=90（如圖4）。圖4◎選中成績表中任意單元格，執行“資料→篩選→高階篩選”命令，開啟“高階篩選”對話方塊（如圖5）。圖5◎選中“將篩選結果複製到其他位置”選項。提示： 也可以不選擇此選項，但為了保留原有資料，建議最好將篩選結果複製儲存到其他位置上。◎單擊“條件區域”右側的紅色按鈕，此時，對話方塊縮小成一個浮動狀態條（如圖6），用滑鼠選中D66至E68條件區域，然後按浮動狀態條右側的紅色按鈕，返回“高階篩選”對話方塊。

圖66、單擊“複製到”右側的紅色按鈕，此時，對話方塊縮小成一個浮動狀態條（如圖7），用滑鼠選中儲存篩選結果的第1個單元格（如A69），然後按浮動狀態條右側的紅色按鈕，返回“高階篩選”對話方塊。提示：“資料區域”系統通常按預設區域自動新增，如果需要更改，仿照上面操作就行了。7、全部設定完成後，單擊“確定”按鈕，符合條件的資料就被篩選出來了。 提示： 如果把“條件區域”改成如圖8所示的樣式（即，條件數值位於同一行中），然後執行上述篩選制度操作，則只將“語文”和“數學”成績都“大於或等於”“90”分的學生篩選了出來。

十、Excel的排序功能

在用Excel製作相關的資料表格時，我們可以利用它的排序功能，瀏覽、查詢、統計相關的數字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來全面體驗Excel的排序功能。

1 、快速排序

如果我們希望對員工資料按某列屬性（如“工齡”由長到短）進行排列，可以這樣操作：選中“工齡”列任意一個單元格（如I3），然後按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可（參見圖1）。圖1小提示：①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進行排序。②如果排序的物件是中文字元，則按“漢語拼音”順序排序。③如果排序的物件是西文字元，則按“西文字母”順序排序。

2 、多條件排序

如果我們需要按“學歷、工齡、職稱”對資料進行排序，可以這樣操作：選中資料表格中任意一個單元格，執行“資料→排序”命令，開啟“排序” 對話方塊將“主要關鍵詞、次要關鍵詞、第三關鍵詞”分別設定為“學歷、工齡、職稱”，並設定好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“確定”按鈕就行了。3 、按筆劃排序

對“姓名”進行排序時，一般喜歡按“姓氏筆劃”來進行：選中姓名列任意一個單元格，執行“資料→排序”命令，開啟“排序”對話方塊（參見圖2）。單擊其中的“選項”按鈕，開啟“排序選項”對話方塊（圖3），選中其中的“筆劃排序”選項，確定返回到“排序” 對話方塊，再按下“確定”按鈕即可。小提示：如果需要按某行屬性對資料進行排序，我們只要在上述“排序選項”對話方塊中選中“按行排序”選項即可。

4 。按行排列資料

相信大家對Excel的排序功能都不陌生，通常資料只是按列排列。有時我們需要按行排列資料，這時只需從“資料”選單中選擇“排序”，在排序對話方塊中左下角選中“選項”按鈕，在彈出的對話方塊中選擇“按行排序”，並設定相應關鍵字即可，而且還可以更改排序的方法是按拼音還是按筆畫排序或是選擇自定義序列中的排序方法。

5、自定義排序

當我們對“職稱”列進行排序時，無論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對於這個問題，我們可以透過自定義序列來進行排序：先把相應的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應的單元格區域（如N2至N18）中（圖4）；執行“工具→選項”命令，開啟“選項”對話方塊，切換到“自定義序列”標籤下，在“從單元格中匯入序列”右側的方框中輸入“$N$2：$N$18”（也可以用滑鼠選擇輸入），然後單擊“匯入”按鈕，將相應的序列匯入到系統中，確定返回。小提示：序列匯入後，原來N2至N18區域中輸入的資料可以刪除，匯入的序列在其他Excel文件中均可直接使用。選中“職稱”列任意一個單元格，執行“資料→排序”命令，開啟“排序”對話方塊，單擊其中的“選項”按鈕，開啟“排序選項”對話方塊（參見圖3），按“自定義排序次序”選項右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選中上述“匯入”的序列，確定返回到“排序”對話方塊，再 圖4按下“確定”按鈕即可。

6 、用函式進行排序

有時，我們對某些數值列（如“工齡、工資”等）進行排序時，不希望打亂表格原有資料的順序，而只需要得到一個排列名次。對於這個問題，我們可以用函式來實現（以“工齡”為例）：在“工齡”右側插入一個空白列（J列），用於儲存次序（圖5），然後選中J2單元格，輸入公式：=RANK（I2，$I$2：$I$101），然後再次選中J2單元格，將滑鼠移至該單元格右下角成“細十字線狀”時（這種狀態，我們通常稱之為“填充柄”狀態），按住左鍵向下拖拉至最後一條資料為止，次序即刻顯示出來（圖5）。圖5小提示：若要升序排序，可在公式最後增加一個“非零”引數，如將上述公式改為：=RANK（I2，$I$2：$I$101，1）。

7 、讓序號不參與排序

當我們對資料表進行排序操作後，通常位於第一列的序號也被打亂了，如何不讓這個“序號”列參與排序呢？我們在“序號”列右側插入一個空白列（B列），將“序號”列與資料表隔開。用上述方法對右側的資料區域進行排序時，“序號”列就不參與排序了。小提示：插入的空列會影響表格的列印效果，我們可以將其隱藏起來：選中B列（即插入的空列），右擊滑鼠，再選擇“隱藏”選項即可。

（七）Excel 公式與函式一、什麼是公式

Excel除能方便地進行表格和圖形處理外，更重要的是能對資料進行各種複雜的運算分析。例如，製作工程預算表並對其進行分析；或者對財務報表進行計算、分析等等。Excel之所以具備如此強大的功能，公式（包括函式）起了非常重要作用。在Exce 中“公式”是不同於“數值”和“文字”之外的第三種資料型別。公式的共同特點是以“=”號開頭，它可以是簡單的數學式，也可以是包含各種Excel函式的式子。輸入到單元格中的公式均由等號（”=“）開頭，等號後面由如下五種元素組成：◎運算子：如“+”、“-”、“×”、“÷”等。◎單元格引用：單元格“引用”是指在公式中輸入單元格的位置（亦稱單元格名稱，如A1、B4、F5等），以替代該單元格中的數值進行運算。公式中引用了單元格，無論該單元格的數值怎樣改變，公式總會自動根據改變後的數值進行運算，而不必重新修改公式。單元格引用包括單個單元格或多個單元格組成的範圍，以及命名的單元格區域。這些單元格或範圍可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。◎數值或文字：例如，“100”或“數學”。◎工作表函式：可以是Excel內建的函式，如SUM或MAX，也可以是自定義的函式。（Excel中的函式實際是一些預定義的公式，它們使用一些稱為引數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。）◎括號：即“（ ）”，它們用來控制公式中各表示式被處理的優先權。（公式與函式的應用是一個比較複雜的問題。這裡僅列舉一些比較簡單的計算。為適應進一步學習的需要，本文末另載有《excel函式教程》。）

二、公式和函式應用數例：1。計算商品金額數值

我們知道商品單價×數量=金額。下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著某種商品的“單價” 數值（250）和“數量”數值（8），為了計算“金額”數值，可以在編輯欄（或D2單元格）中輸入公式“=250*8”（圖 1），回車後，可以看到計算結果為“2000”。但是，像這樣用具體數值來建立的公式，不能適應單元格數字的改變，因此在Excel中用得很少。如果在D3單元格中輸入公式“=A2*B2” 如（圖 2），同樣可以計 算出“金額”數值（2000），，但其適用範圍很寬，無論賦予A2、B2什麼數值，這個公式計算的結果總是正確的。2。計算銷售額總和

下圖所示的工作表中的B2和B11單元格分別存放10天的銷售額，為了計算這些天的銷售額總和，可以在D2單元格中輸入公式 “=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”（圖 3），這個公式和數學中的求和公式沒什麼兩樣，不過由於需要求和的專案太多，所以公式看起來比較長。

為了簡化公式，我們也可以在公式中使用函式實現同樣的功能。選中D3單元格，輸入公式“=SUM（B2：B11）”，可以看到得出的計算結果是一樣的（圖 4），其中SUM為Excel的內建函式，功能為求出各項數值之和。3。用公式合併字元

下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著“姓”和“名”字元，為了得出“姓名”字串，可以在D2單元格中輸入公式“=A2&B2” ，其中“&”是一個運算子號，我們稱它為連線符號，它的功能為把兩個文字字元或文字字串連線起來。

除了這種方法外，我們也可以使用函式達到同樣的目的。選中D3單元格，輸入公式“=CONCATENATE（A2，B2）”，回車後得到的結果和前面的公式是一致的（圖 6）。其中函式CONCATENATE的功能為將幾個文字字串合併為一個文字字串。

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