彼得·德魯克：如何掌控自己的時間？

作者：弘禾師兄

這是 “ 弘禾師兄 ” 的第 142 期分享

每個人的工作必須是有效的，才會對組織產生價值。而使工作高效的核心就是：

管理好自己的時間。

高效的管理者與普通人最大的區別就是：他們更善於管理自己的時間。

高效的管理者並不是一開始就著手於工作，而是先從時間安排上著手。

他們會剔除掉那些非生產性工作所佔用的時間，最後再將可自由運動的時間，由零星而集中成大塊而連續性的時間。

管理者有效性的基礎，需要做到三個步驟：

1、記錄時間

2、管理時間

3、統計安排時間

有效的管理者都非常重視時間，因為他們知道時間是最稀有的資源，它沒辦法透過任何途徑來增加的。

所以要管理好自己的時間，首先需要知道自己的時間究竟是怎麼浪費的。

時間對管理者的壓力

身為管理者，要比一般人處理更多繁雜的事情，他們放在非生產性事情上的時間就會更多，挑戰也更大。

（1）管理者的時間，常常受到瑣碎的事情影響。

作為管理者，想要高效工作，就必須能將時間做整塊的運用。

如果將時間分割開零星的使用，即使時間的總和一樣多，工作所產生的成果也大不相同。

（2）管理者的時間，會受到使用其知識成果的人的影響。

他需要知道別人對自己工作成果的期望，對必須使用其知識成果的人的工作情況，也需要了解。

比如，主管就需要使用經理的知識成果，因為主管經常需要請示經理後才能開展工作。

（3）管理者的時間，常會被與員工協調溝通佔用時間。

管理者想要取得成果和績效，就必須著眼於整個組織的成果和績效。

在大型組織中，那些績效表現好的管理者，往往是因為他們的上級領導能定期抽出時間與他們交流。

你認為我們組織的領導，對你的工作應該瞭解些什麼？

你對我們這個組織有什麼看法？

你覺得我們還有哪些尚未開拓的機會？

你覺得我們有哪些尚未察覺的危機？

你希望從我這裡知道些什麼？

……

這樣的交流很有必要，如果沒有這樣的交流，工作者們就容易喪失熱情，不能有效與組織聯絡在一起。

但是這樣的交流，要求管理者要騰出整塊的時間來進行，會佔用管理者的時間。

（4）管理者的時間，常常要被處理人際關係和工作關係佔用

任何組織都需要人際關係和工作關係的協調溝通，但這些溝通會浪費管理者很多時間。

而組織規模越大，管理的人員越多，管理者需要處理的人際關係和工作關係就會越多，而真正用於工作上的時間就會越少。

（5）管理者的時間，常常要被決策人事問題佔用

而那些卓有成效的管理者們，對於人事問題的決策，都非常謹慎，往往需要耗費很長的時間。

（6）管理者的時間，常常被組織的快速發展需要更多

現在組織的發展，越來越需要管理者的時間，只有這樣組織才能更快速的發展。

以上種種都需要管理者的時間投入，這使得管理者不得不去有效管理自己的時間了。

而高效的管理時間，首先需要知道自己的時間都用在了哪裡。

如何診斷自己的時間

（1）記錄時間

要提高管理者的有效性，首先要學會記錄時間。

記錄時間的方法有很多，比如：用筆記本記錄、請助理幫忙記錄、用電子裝置幫忙記錄等。

但無論使用哪種方法記錄，都需要在處理工作同時進行記錄，不要事後憑記憶記錄。

記錄時間需要設定時間週期，比如每天、每週、每月、每年進行記錄，並階段性的進行整理分析，這樣就能有效的發現自己的時間都浪費在了什麼地方。

（2）做有系統的時間管理

首先要將那些浪費時間的事情找出來，並剔除掉。要做到這一步，需要問自己以下幾個問題：

首先，找出那些沒必要去做的事，即使這些事做了也是在浪費時間，沒有結果。

將你之前記錄的工作記錄拿出來，逐項的問自己：

這件事有沒有必要做？如果不做，會有什麼樣的後果？

如果你認為這件事不做沒有影響，那麼立即取消做這件事。

比如：參加聚會、應邀演講等。

其次，該問自己：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加又不影響效果？”

很多管理者事必躬親，把自己搞得很累，其實有很多事情沒有必要自己親自參加。

要學會給下屬授權，有些活動可以由下屬或他人代為參加，這樣自己的時間就節省出來了。

（3）管理者不要隨便浪費別人的時間

管理者需要誠懇的詢問下屬，自己做的哪些事情是在浪費他們的時間，並需要爭得下屬的真誠回答，才是有效管理者的特色。

比如很多管理者都很喜歡開會，一開會就喜歡叫整個部門的人都來，但其實談論的問題只與某一個或幾個人相關，其他人一起前來實際上就是被管理者浪費了時間。

作為管理者要學會給下屬放權，不必事必躬親，減少自己的工作，並不會使工作的有效性降低。

消除浪費時間的活動

（1）找出因缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素

組織中同一個問題重複出現，往往是由於疏忽和懶散造成的。需要找出這些問題，及時避免。

（2）人員過多，也常造成時間浪費

有些時候，並不是做工作的人越多越好，人員過多，需要協調的關係就越多，就越會浪費時間。

當然這也不是絕對的，但是不能忽略有這種情況的存在。

判斷人數是否過多，有一個標準：

當一個管理者不得不得將自己1/10的時間，都拿出來用來處理這些人員之間的關係和摩擦等事情上時，那麼很明顯，這個單位就是人員過多了。

因此要及時避免這種情況。

（3）組織不健全（如，開會太多）也會導致時間的浪費

良好的組織是不需要時常開會的，當組織不健全時，才會選擇用會議的方式讓大家參與工作。

但是人的時間有限，在開會時就無法工作，如果會議太多，勢必會佔用太多的時間，造成時間的浪費。

原則上，管理者的時間不應該被會議佔用太多，如果被太多的會議佔用，那便是組織不健全和職位混亂的表現。

評估開會時間多的標準：

如果會議的時間佔用你總時間的1/4，那就是會議過多了，需要進行調整。

（4）資訊功能不健全

有些組織中有不同的部門，每個部門之間的資訊是不互通的，在協作的時候就會出現很多問題，這都是資訊功能不健全導致的。

比如，市場部在做宣傳活動時，要根據銷售部門的準確資料，才能有效的控制好活動的場次。

但是市場部沒有銷售部的精準資料，每次都只是大概預估，而銷售部門會有精確的資料。

市場部卻沒有找銷售部門要過相關資料，或兩個部門不互通，這些都是資訊功能不健全的體現。

以上這些問題，看起來不是那麼輕易能改善的，但是隻要你肯努力，一定能獲得改善。

統一安排自己可以支配的時間

有效的管理首先第一步要做的，就是預估出自己可支配的時間，並統一安排自己可以自由支配的時間，連續整塊的去使用這些時間。

事實上，無論管理者怎樣安排時間，真正能用來處理重要事情的時間大概只有總時間的1/4。

但是對於高效使用時間的管理者來講，這1/4的時間也足夠用來處理重要的事情了。

安排自己可支配時間的方法：

（1）可以每週抽出一天時間在家辦公，這樣不會被公司其他的瑣事打擾；

（2）每天下午抽出一定的時間來集中處理重要的事情；

（3）把特定的零散的事情，集中固定在每週的某一天或某兩天來處理等。

但是對於時間的管理，不能一勞永逸，需要不斷地做時間記錄，定期的進行分析，還需要根據自己可支配的時間，對重要的事情定下完成的期限。

最後的話

時間，是最稀缺的資源，只有管理好時間，才能管理好其他的事情。而分析時間，也是鑑別自己工作的一項重要方法。

認識你的時間，努力堅持改變，你一定會成功。

—EMD—

本文作者：弘禾師兄，稷下百家教育創始人兼CEO，一個努力奮鬥的創業者。稷下百家，專注知識內容生產，致力於以“生產優質內容，伴你終身成長”為己任，堅信優質內容能幫助你成長，堅信成長即財富。

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