會議準備工作清單（建議收藏備用）

會議準備工作清單（建議收藏備用）

文秘人員在接到會議任務後必須要自己理出一份會議清單，然後按單執行，才能沒有紕漏。並且能夠提前做好會議準備工作，對開好會議有很重要的作用。請“關注”公文寫作之道，共同學習。

一、會議的主題。凡舉行正規（正式）會議，首先需要確定其主題是什麼？目的是什麼？要解決什麼問題？想達到什麼預期的效果？它不僅僅是會議的名稱，更是確定會議的具體內容、形式、目標、場地、規模、檔次的重要先決條件。所以，一定弄清楚會議的主題。文秘人員一般都可以透過從領導的意圖中得到這些重要的資訊，如果沒有獲得這些資訊，就沒法走下一步流程。

二、會議的議程（主要內容）。當知道了會議的主題以後，會議的議程就相對好確定了。但這一步很考量會議組織者、有關文秘人員的作為領導參謀助手作用的能力和水平。因為領導一般只說會議主題，往往不具體說會議事項，這就靠你去理解了。當然，最後領導肯定要審閱。

三、會議的形式。就是透過什麼形式來開會。這就要根據會議的主題、議程、目的等等來確定會議形式。如是預備會、動員會、總結會、工作交流會；現場會、電視電話會、影片同步直播會；座談會、徵求意見會；小型、中型還是大型會？等等。

四、參加會議人員的名單、範圍。當確定會議的主題、目的、開法形式後，什麼人員參加會議及範圍就易確定了。特別提醒的是，在實際運用中，一定要嚴格按要求控制參加會員的人員和範圍。任意擴大規模，也造成不必要的人力、物力、財力的浪費。

五、會議主持人。一般的原則是主辦方的主要領導或業務分管領導，如果有多個主辦單位，那麼往往由牽頭的主辦單位的主要領導或分管領導為主持人。

六、會議的時間。什麼時間開會？開多長時間？這必須要做出一個預測判斷。不能任意延長會議時間，達到會議目的，解決了問題即可。按照公文寫作之道君的經驗，哪天開會？什麼時間開會？最好還是多徵求領導的意見，領導一般都比較忙，會議時間有可能會多次改動，反覆。這也是沒辦法的事情。有時候即便發了會議通知，也還得改時間。

七、會議的地點。會議的地點選擇也比較考量會議組織者，文秘人員的辦會經驗。選擇什麼樣的會議室？在什麼地方開？都要根據會議的主題、目的、要求、參會的人員、規模、會議經費等因素來確定。當然場地的具體佈置也是一件細緻活，一點都馬虎不得，有時一個麥克風鬧情緒，就會影響整個會議的效果！這是特別要注意的。

八、會議記錄和整理人。

當你上面清單比較清晰以後，你便可以著手起草一個辦會的請示件《會議方案》，報領導審批了。當然，作為操作層面，你還得要定一個會議的執行方案，當然是越具體越好。涉及到具體的人員分工與工作職責。這樣操作起來才能保證整個會議，按部就班，各就各位有序進行，確保會議如期順利召開！

請“關注”、“分享”公文寫作之道吧，下期我們繼續學習。

附錄：會議檔案材料目錄（完整版，建議收藏）

（一）會議通知（含邀請函等，切莫小看邀請函，你可能沒有許可權對所有的人都發通知哦，所以你懂的！停車證等也是不可少的哦）

（二）會議議程表。

（三）會議日程表

（四）主持稿。

（五）主要領導講話稿（含其他有關領導講話稿）

（六）有關與會者發言稿。

（七）會議議程有關的學習或討論的具體檔案（一般編號為XX之一、之二……）

（八）座位表（座位牌）：座位表的的排位非常考驗人哦，誰先誰後，誰前誰後，誰左誰右，都是有講究的哦。這裡不詳說了，下次再學習吧。

（九）筆記本、筆、

（十）資料袋。把上述所有資料收納進去的資料袋。精心挑選一個既實用又美觀的資料袋，也是一件挺花心思的事情。當然，一般性的會議，一個牛皮紙資料袋就足夠了。