Excel快速入門：小白的成神之路

如何在一個表格裡寫三項內容

本內容來源於@什麼值得買APP，觀點僅代表作者本人 ｜作者：waka若

可能很多人（包括我）覺得Excel不就是做個表嗎，沒什麼好學的。然而很多大型企業在面試的時候還是會問，“會Excel嗎？”“會什麼公式？”“資料透視表呢？”“會做PPT嗎？”。足以可見，Excel的技能不僅會影響到你的工作效率，還會影響到你的升職加薪。

那麼，怎麼才能快速入門呢？廢話不多說，我們接著講吧。

介面

對於一款軟體來說，熟悉介面是必不可少的環節。我們不必知道每個選項代表什麼，有什麼功能，只需要記住一些常用的功能即可。功能區介面和相應功能都很多，這裡就不多贅述了。想要改變功能區的顯示設定或者開啟某一個功能區，都在檔案-更多-設定-自定義功能區裡設定。

需要注意的是，每個單元格都可以容納很多內容，包括文字、數字、符號或者公式。單元格外面顯示的內容與點選單元格後內部的內容，可能是不一樣的。

常用快捷鍵

瞬移

按住ctrl+方向鍵，可以瞬移到該區塊的邊緣。

平移

按enter預設自動往下移動。按tab預設往右移動。想快速填表，可以選中要填充的區域按tab一個一個的填。

格內換行

因為enter鍵是往下移動，所以想在單元格內換行需再按個alt鍵。

複製覆蓋/複製插入

複製覆蓋和複製插入的區別在於會不會蓋掉原來的區域，要蓋掉就選中要複製的區域按ctrl鍵移動，不蓋掉就再加個shift。

重複上一步

重複的步驟，如刪除一整行或者在中間插入一整行時，在刪除/插入了之後，再在其他要刪除/插入的地方按ctrl+D，就不用滑鼠右鍵再選擇了。

拆分/自動填充

當需要拆分一組特定形式的語句，比如“XX部XX人員XXX”，利用Excel的自動填充功能可以直接把這段話拆分成“XX部”、“XX人員”和“XXX”三個部分。具體方式為：在相鄰單元格分別寫上2~3個已經拆分好了的片語，然後選中整列按ctrl+E。

查詢/替換

Ctrl+F為查詢，Ctrl+H為替換。查詢和替換都是我們的好幫手，所以記住快捷鍵也是必要的。

Excel的查詢功能裡包含了查詢格式、公式、值、註釋和批註。可以在單張表裡查，也可以在整個工作簿裡查。可以按行查也能按列查。

需要注意的是，查詢的範圍裡公式包含了值，單元格匹配效果約等於vlookup公式裡的精確查詢。即“非你不可”，“即使長得接近、身高差不多也不行”。

高階篩選

大家都知道Excel裡有個功能叫篩選，只要插入表格，就可以直接在表頭進行篩選。但，那樣並不能將多組資料同時篩選。

將多組資料用“且”與“或”的形式進行篩選的功能叫做高篩選，位置在資料-排序和篩選-高階篩選。

高階篩選介面第一排是列表區域，點中選擇要進行篩選的區域。第二篇是條件區域，即下圖所列的右邊部分。

也是表格的形式，第一排和篩選區域相應表頭一致，後面幾排為篩選的條件。如要篩選科室為財務科且數量大於30的資料，則如上方的寫法，將“財務科”與“>=30”寫在同一排。

若為篩選科室為財務科的所有和數量大於30的所有資料，則按下方的寫法，將將“財務科”與“>=30”錯開。

具體運算規則如下：

條件格式

將符合條件的單元格，顯示為設定的格式。

簡單的來說，就是“就你最突出”。

選中需要條件格式的區域，找到開始-樣式-條件格式。

同時，條件格式裡的條件還可以用公式，更加靈活。

管理規則可以新增/刪除規則，還可以調整顯示順序。

常用的公式

Excel裡的公式是可以套娃的，一個公式裡可以套娃七個函式。所以就算只會if函式，也能達到一定的效果。

選中單元，輸入“=”就會被Excel自動識別為公式。而公式，就意味著更多的可能性。

數學運算

就像數學運算一樣，公式可以直接引用單元格里的值進行數學運算。

如圖所示，在“=”後面選中I2單元格再輸入“*900”，打鉤，最後返回的結果即為I2單元格值的900倍。

數學運算裡的加減乘除均適用，符號分別為“+”、“-”、“*”、“/”。（英文符號）

Sum函式

Sum函式是求和函式，在單元格輸入“=sum（求和的區域）”打鉤，就能自動算出區域內所有單元格之和，並且永遠顯示在那裡。

If函式

所有公式裡，最常被適用和套娃的公式，非IF函式莫屬。無他，因為if函式結構萬能。

=if（判斷的條件，條件成立則，否則就）

在下面這張表裡，如果直接輸入sum函式自動求和，餘額那列會在還未填入資料時顯示成“0”，不好看。這時我們套一個if函式就能解決問題，思路如下：

=if（如果左邊單元格為空值，條件成立則為空值，否則就求和上一格與左一格的金額）

用公式表現就為：

=IF（E3=“”，“”，SUM（F2，E3））

隨便輸入幾個資料進行檢查：

這就是我們需要的效果了！

雖然sum和if能解決相當一部分的問題，但公式的學習唯有積累。若想處理跟多更復雜的情況，慢慢學習其他公式是最好的方法。

資料透視表

資料透視表，簡單的來說，就是將一組資料（通常是很大的），按照自己想要的方式選取其中的某些資訊整合成一張新的表。

比如一張表裡既有銷售人員/銷售金額/出版社/銷售門店，可以將其中兩項或三項組合到一起，組合成同一銷售人員賣了各個出版社的書多少錢/某家出版社哪個銷售人員賣得金額最多等，可以形成一種“透視”的效果。

點選透視表任意單元格右鍵，可以修改彙總的性質。如求和、計數、平均值等。

也可以修改資料的顯示方式

建立動態資料透視表（自動更新範圍）

①表格法：將資料來源轉化成表格，表格更新，資料來源就會自動更新（需點右鍵-重新整理）

②外部資料來源法：將外部表格當做資料來源，表格更新，資料來源自動更新。但整張表都為資料來源，所以不能加其他資料

以上就是比較常用、或者大家比較感興趣的入門知識。篇幅受限，只能講到這麼多。如果大家對Excel感興趣，想要學習更多，可以有針對性的學習。

祝大家都能升職加薪，學習愉快。我是小若，我們下期見。