如何做好檔案數字化前的鑑定工作？

檔案數字化前鑑定的意義

首先，對檔案進行數字化前的鑑定，可以從數量龐大的檔案中選擇出利用率較高的檔案，保證數字化後的數字檔案資訊的“質量”。

其次，數字化前鑑定的另一個目的，是本著經濟效益和社會效益出發，把有限的預算最大化利用起來，減少不必要的投入。

第三，透過數字化前對館（室）藏檔案的再鑑定，無論是外包或者組織本單位檔案人員自行開展數字化工作，都是對本單位檔案內容與構成的又一次統計梳理，能夠進一步最佳化館（室）藏結構與排架，對檔案人員做好檔案的深入挖掘、開展編研等日常管理有很大的助推作用。

第四，透過檔案再鑑定工作，使得數字化的檔案是最優最珍貴的檔案，進入資料庫管理，豐富館（室）藏電子檔案的價值及體現檔案數字化工作的必要性。

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檔案數字化前鑑定的原則

鑑定應遵循方便利用和實現高價值的總原則。建立方便快捷的數字檔案資源，最大限度滿足使用者需求是檔案數字化的根本目標。但由於數字檔案具有失讀、失真、失密等缺點，不利於永久、安全儲存，因此，在對檔案數字化轉換後仍需要儲存原件。在近兩年的數字化實踐中，本單位對館藏曆史檔案進行分類，結合利用頻率和價值評估實施鑑定。具體鑑定工作應遵循以下原則。

1、公開性原則。

數字檔案館（室）利用計算機技術、網路平臺等實現了檔案資訊的共享，但也給檔案資訊的安全與保密帶來了隱患。對檔案館（室）而言，檔案數字化首先是考慮保證檔案資訊的安全，應對涉密檔案進行降解密，降解密後分批次按先後順序對不同程度的涉密檔案進行數字化加工，來滿足利用需求。必要時採用內外網物理隔離、設定不同級別的訪問許可權等安全措施來控制訪問。

2、實用性原則。

從利用需求出發，對利用率較高的檔案資料進行數字化，如關於成立組建的批覆、機構設立，幹部任免、定級、調級、退休的決定、命令、通知，個人立功、獎懲、科研獲獎成果專案等方面的檔案。

3、價值性原則。

對館（室）珍藏檔案進行數字化，既可儘量減少直接利用對檔案的損毀，又可將檔案資訊以更加方便、靈活的方式提供給利用者。如本單位的一些珍貴檔案，有省部級領導視察的照片檔案、院慶週年的照片檔案，榮譽檔案、實物檔案（獎盃獎狀錦旗）等，在舉辦“不忘初心牢記使命”“紅色教育”等主題展覽及單位展廳建設等各類宣傳報道中經常利用。因此，在經費、人力、物力等資源有限的情況下，優先選擇將這些珍貴檔案進行數字化處理，具有檔案高效利用與保護、搶救的雙重意義，是實現檔案價值的客觀需要。

4、搶救性原則。

從檔案保護角度出發，應對那些形成時間久遠、珍貴且損壞嚴重的檔案進行數字化。如我集團1956年成立初期的紙質檔案，紙張薄、字跡模糊、部分有不同程度的破損等問題，縮微膠片檔案讀取裝置更新換代而無法利用等狀況，都應該優先搶救進行數字化處理。

5、主體性原則。

企業每年都會接收大量的外部來文，有的需要組織貫徹落實辦理，有的僅需要傳閱知曉，對於這部分外部來文來說，並不能反映出本單位工作的性質和特點，所以在選擇數字化物件時應放到次要考慮範圍。能夠反映本單位工作的性質和特點的檔案應是本單位自身形成的檔案，應作為數字化的主體。本單位形成的檔案是利用率較高的，在作為史料查詢、巡視審計或作為現行任務執行標準和依據中作用顯著，應優先列入數字化範圍。

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鑑定的流程

1、由誰來鑑定？

建立鑑定組織機構。組建鑑定隊伍，明確職責，加強領導，在組織上、人員上給予充足的保障。對鑑定人員的素質要有一定的要求：要組建一支業務素質高，鑑別能力強，熟悉組織機構及職能，熟知本館（室）藏情況的檔案鑑定隊伍，加強對鑑定人員的培訓。鑑定工作不僅僅是檔案部門的事，在鑑定過程中應聯合相關部門對各型別、各不同載體、不同時期的檔案進行鑑定，徵求多方意見，最終科學正確鑑定檔案價值。

2、如何鑑定？

制定鑑定工作細則。在熟悉館（室）藏結構的基礎上要求制定本單位檔案數字化前鑑定工作細則，詳細規定需數字化檔案的全宗、內容、時間界定和鑑定工作程式等。這既是開展鑑定工作的依據，又是進行復查和審批的依據。根據鑑定工作的原則，確定鑑定的重點，一是做好館（室）藏情況的統計，有條件的單位每年盤點一次，包括檔案所屬年度、數量、型別、載體等基本情況，從宏觀上對需要加工的檔案進行總體瞭解和統計。二是彙集多年檔案借閱登記和效果反饋，對利用頻繁的檔案進行綜合分析，從而科學確定優先數字化的檔案範疇。三是徵求檔案形成部門的意見，採用會議研討、發放調查問卷等形式廣泛徵求意見，明確各級領導、各相關方對檔案數字化的需求。

3、鑑定方法？

由鑑定小組成員對擬數字化檔案的內容、形成年代、來源、利用率和完好率等進行系統調研分析，按照鑑定工作細則對其價值進行具體價值評判，可採用直接鑑定法和間接鑑定法相結合的方式，即採用直接地、逐卷逐件地審查檔案檔案內容，或透過審查案卷目錄及卷內檔案目錄來確定是否對其進行數字化。同時，對保密期限屆滿的檔案，按照保密法的規定，作降密/解密處理。鑑定結果需經檔案主管領導審批。對鑑定過程中形成的文字材料，如鑑定報告、審批檔案及領導審定的鑑定結果等及時立卷歸檔，以便複核時有據可查。