致遠互聯國資公文管理：隨時隨地辦文辦事，規範靈活高效運營

近年來，國家陸續開始執行“文山會海”整改行動，想要減少“文山會海”給企業帶來的負擔，就需要一個低成本高效率的管理公文的方式，公文管理應運而生。

公文管理，涵蓋發文、收文、交換、督辦、查詢、統計以及公文歸檔等公文辦理的全過程。管理過程遵循國家公文管理規範與標準、還原辦文實際場景、模擬手工公文處理的流程，以電子化手段全面實現公文的數字化處理。涵蓋公文辦理的全週期過程管理與督辦，並可實現跨單位、跨系統的公文交換。

但隨著公文管理工作的不斷深入開展，在整體實施過程中仍存在五大痛點：

人工處理環節多：

公文的擬稿、會籤、發文、收文等環節全靠人工處理，傳輸檔案用快遞、傳真機或郵件，公文體量多不斷積壓，流轉週期長、審批效率低、管理成本高等問題。

公文種類需求多：

會議紀要、通知、請示等工作的每個流程關節都需要公文來承載，辦公的方方面面都離不開公文。

特殊處理時效差：

公文講究很強的時效性，經常會有特提、特急檔案需要快遞處理，特別是特殊時期特殊事件需要快速督辦處理。

流轉繁瑣週期長：

公文的審批流程有明確的路徑，涉及跨單位或者上下游單位之間的流轉、流轉週期長且規範。

行文格式要求嚴：

公文文字要求非常嚴謹，格式、用詞、字型、字號等有規範的標準，每份公文都要遵守這些標準。

致遠互聯公文管理解決方案

隨時隨地辦文辦事，規範靈活高效運營

公文管理應用解決方案是依託致遠互聯公文平臺，在全流程和全週期的公文管理的基礎上，注重系統與系統、單位與單位、部門與部門之間的多組織、全層級互動過程，在規範公文形成、審批、釋出的相關過程，提供公文管理過程中有效的流程控制、質量控制、審計控制、拓展整合等，實現公文管理的資訊化建設。

致遠互聯公文管理應用架構圖

公文門戶

滿足多角色個性化需求

公文門戶：

公文門戶顯示各個應用模組，領導需要辦理什麼工作，就進入哪個模組操作。為領導預置公文的應用入口式門戶。

公文門戶

—

移動門戶

：

滿足使用者移動端個性化需求，使用者可根據自己的工作偏好配置屬於自己的導航欄，使工作更加便捷。

公文管理選單自定義：

支援自定義列表欄位、操作、查詢條件等。可根據不同客戶需求定製出完全不同的公文管理。

公文管理選單、公文移動門戶

發文管理

以電子化手段實現

發

文的數字化處理

擬文

管理

：

發文擬文

：支援多種文件格式，還支援呼叫模板，列印、關聯文件、儲存待發等功能。

快速發文：

可以快速進行正文套紅以及歸檔、選擇對應的傳送單位後進入到交換環節。

聯合發文：

多單位/部門聯合行文，設定牽頭單位，協辦單位，同一公文正文，不同處理文單，各審批流程互不影響，在公文中可檢視到處理流程情況，進行跟蹤催辦。

智慧公文糾錯/查重：

運用人工智慧技術精準識別公文中常見常犯的各類錯誤，支援錯情統計分析和一鍵生成報告。還可結合海量公文資料庫，自動查詢涉嫌重複的對照檔案，準確計算重複率，並展示重複詳情。

公文寫作助手：

旨在幫助基層公務人員解決“下筆難”問題，透過蒐集使用者寫作意圖，在資料庫中快速匹配參考範文並分解段落結構，輔助使用者完成創作構思。

公文閱讀助手：

透過匹配關聯文字、推薦知識卡片、抽取文章提綱等，幫助使用者快速獲取背景知識，梳理文章脈絡。

稽核

：

痕跡保留：

修改正文時，可對正文的內容進行電腦打字修改，並顯示修改痕跡。從而實現修改有跡可查，保障公文內容的安全性。

代領導批示：

延續領導線下審批場景，記錄人員代錄資訊，留痕有跡可查。

簽發：

移動籤批：

支援在文單中任意位置直接手寫籤批。

檔案簽發支援手寫

：

檔案的籤閱、簽發都支援手寫處理，更符合領導的籤批習慣。

支援領導批示編號：

沿用公文線下審批場景，減少人員操作步驟，為領導批示督辦落實提供支援，提升公文執行效率。

花臉儲存：

文件清稿後自動形成花臉，即可透過花臉檢視清稿前各版本的內容，方便擬文者檢視之前的修改記錄。

套紅/蓋章：

文件清稿：

清除文件修改痕跡，清稿之前需要確認是否儲存當前修改。

套紅轉版：

支援公文域形式套紅及公文繫結套紅模板和全部符合國標的電子簽章，可在許可權控制使用，確保合規、安全。

電子簽章

：

透過系統的印章管理，在許可權和使用密碼上進一步加強了簽章的使用安全性，從而保障檔案發文和審批的安全性。

公文交換

一體化公文管理系統

，

收發文全過程跟蹤

支援同套系統公文自動交換，收發文全過程跟蹤。還可透過OCIP平臺實現跨部門跨系統的公文交換，助力多層級、多部署的大型央企與各級下屬公司聯接，實現跨層級工作無縫轉交、審批；全機構公共資訊共享；組織機構自上而下全量化管理。

收文管理

智慧收文，提升公文辦理效能

批次簽收：

領導審批公文時，閱件或部分級別的公文，可以直接批次處理。公文收文員，收文時對職責明確的來文批次簽收，提升公文辦理效能。

收文批次簽收、不能批處理時給出原因

二維碼登記：

收文登記時，按照國家要求生成公文的二維碼功能，工作人員可以透過配備的掃碼器對文單進行掃碼錄入。二維碼也可以避免檔案被篡改的風險，保障文單的安全性。

OFD正文登記自動獲取元資料回填文單

：

方便登記人員快速登記，減少手工錄入內容，提升登記效率；支援異構系統電子公文登記（異構系統OFD正文需按標準生成元資料）；防止正文資訊篡改，可以透過核心元資料快速定位檔案內容。

公文掃描件識別：

公文流轉時通常使用掃描件、傳真件，內容無法機讀造成後續收文、歸檔工作低效。本產品針對15類公文掃描件進行定向訓練，可準確抽取標題、文號、發文機關等公文要素，並提供可複製貼上的文字。

訊息提醒：

系統訊息語境更政務化，符合政務客戶習慣。最佳化加簽訊息。

歸檔、統計、督辦

靈活處理

，高效規範辦文

公文歸檔：

遵循電子公文管理和文件一體化管理原則，提供公文件案庫，實現電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管，並提供對公文件案的操作日誌；確保和有效維護電子公文的完整、真實、有效和安全，確保歸檔電子公文得到科學保管和有效利用。

已辦公文歸檔

查詢統計：

公文查詢、公文統計增加多種查詢條件、支援列表型別自定義公文元素；查詢條件按人員儲存，不需要每次輸入。

公文督辦：

督辦人對公文進行督促辦理，向辦理公文的人員發出督辦意見，並可以改變正在進行著的公文的處理流程。

移動辦文

移動辦文全過程覆蓋，隨時隨地均可辦公

編號人員移動端編號

：

滿足文書編號人員移動化需求，公文隨時隨地辦理。

送文員移動端送文：

送文員在移動端可以隨時隨地送文，不受時間和地點限制。

分辦登記

：電子公文交換到收文單位後，收文人員簽收後，可繼續在移動端進行分辦登記，根據來文性質分辦登記到後續業務處室。滿足收文員電子來文頻繁進行簽收分辦登記的需求，有效的支撐職責業務，提升整體辦文效率。

模板流程

：移動端支援公文收文登記時模板流程辦文，滿足移動端收文辦文需要規劃固化流程的場景，提升移動辦文效率和便捷性。

公文轉辦

：承辦人處理公文時，移動端可以選擇到轉辦按鈕，點選轉辦，選擇送往單位、並且填寫轉辦意見後，轉外單位辦理。公文轉辦後，在附件頁簽下可檢視轉辦狀態。移動端隨時隨地辦文，不受時間和地點限制。

公文效能管理

多維度、多形態呈現公文效能

效能門戶，多維度、多形態呈現公文效能，適應不同管理場景需求，提升公文效能分析場景。增加公文臺賬，預置效能報表並支援自定義效能報表，按需定製；提供效率統計，週期性統計辦文效率；可實現辦理過程查詢，快速跟蹤公文辦理情況；領導簽發意見一覽，根據領導意見跟蹤辦文情況。

公文統計分析

安全控制

所有操作可追溯

，

防止資訊洩露

公文正文、附件、文單所有操作可追溯，日誌有依據，防止資訊洩露。日誌列表增加操作人員唯一標識（登入名）及操作結果，方便快速定位使用者、使用者行為和操作結果。提供足夠資訊，滿足安全審計需求，方便快速定位使用者、行為和結果。

公文“安全追溯”明細日誌

公文管理應用價值：

公文審批過程全留痕：

形成公文審批過程的全留痕及全追溯。

公文規範/時效性提升：

發文分類、發文規範性大大提升，同時透過即時到達方式，完成公文時效性的達成。

移動辦文模式打造：

改變傳統紙質、PC發文、辦文的侷限性，可隨時隨地完成公文事宜的處理。

公文流轉效能分析

：透過效能分析能力，透過採集公文資料、審批資料的資訊，完成多維度高效公文資料分析。