「乾貨」外貿銷冠養成記~8個工作細節讓你火速提升

本文主要內容：

1。 如何更條理性回覆客戶問題？

2。 如何分類管理客戶？

3。 怎樣高效地進行時間管理？

4。 怎樣建立產品和服務的FAQ體系？

5。 郵件主題命名的注意事項

6。 帶附件郵件的注意事項

7。 尊重國外客戶的計量習慣

8。 靈活運用infographic 表達資訊

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如何更條理性地回覆客戶問題？

當客戶發來一串問題，可以在他上封郵件的問題後進行回覆，並以下列句型開頭：

①In response to your queries， please find below my reply in blue：

②Regarding to your questions， kindly see my reply in blue below：

關於你的問題，請檢視我如下的回覆：

回覆時請用藍色，或者綠色，紫色等顏色，慎用紅色，因為有些老外會覺得這個顏色bloody.

如下面的例子：

在客戶的問題後進行回覆，並且以帶顏色的字型區分開，使得細節一目瞭然，幫助客戶快速答疑解惑。

必要時還可以加上【專案符號】如1.2.3或者a. b. c, 增加郵件條理性。

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如何分類管理客戶？

學會分類客戶。不管是用Excel還是透過CRM， 精細化國外客戶群體，是外貿銷售重要的一環。

分類有多種標準，比如按區域劃分，按購買頻率劃分，按詢盤來源分類，最常見的是按ABC客戶在銷售額的體現劃分。

細分客戶的主要好處：

1）需要推廣產品的時候，可以針對客戶群體進行營銷。

2）不同級別的客戶，有不同的跟進週期。

例如A級客戶，跟進頻率可以把握在一週1-2次，多社互動動，多瞭解跟進售後，按客戶的復購週期，促成返單。

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怎樣高效地進行時間管理？

銷售冠軍都是時間管理高手，今天分享一個時間管理辦法，運用PDCA簡化工作，提高工作效率。

P：（Plan 計劃）時間管理的殺手，就是沒有計劃

計劃包括：年度計劃/本月計劃/當週計劃/今日計劃

計劃內容包括： 緊急事務，重點專案，日常工作，臨時事項

D：（Do 執行）

按待辦事項，量化目標，並按輕重緩急依次處理和標記完成狀態。

C：（Check 檢查與反思）

檢查在處理工作的過程中發現的問題，或潛在風險，以及反思工作中應注意的情況。

A：（Act 覆盤與糾偏）最重要的環節

今天還有什麼沒處理完？

今天哪些事情可以做得更好？

今天什麼工作有進步？

結束後並開始新一輪的迴圈，進行明天計劃。

時間管理App推薦：朝暮計劃，時光序。

4

怎樣建立產品和服務的FAQ體系？

準備自己行業體系的FAQ。

FAQ_frequently asked questions 常見問題解答

收集客戶常問問題，整理出一套標準答案。詳細的FAQ 具有產品和服務的特點，會激發客戶的購買需求。最重要的是，可以高效幫你處理一些重複工作。

如遇到愛問問題的客戶，發過去FAQ不僅能快速答疑解惑，還能讓對方感受到你的專業。

FAQ模板（可根據自身行業來制定）

Got a question？ Find our FAQs here。 {FAQ引導語}

*What details are required for a quotation？

*Can I make changes before I ship？

*What are the shipping options？

*When will my order ship？

*How long can I get my goods？

*How can I track my order？

*What do I do if I received a defective order？

*Can I have samples before my order？

*What‘s the minimum order quantity？

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郵件主題命名的注意事項：

郵件的主題要隨著內容更換。

這裡需要強調一下，主題還是那個主題，只不過內容需要跟進進度，去調整。

比方Inquiry for School Bag 是客人發給你的，主題是school bag。 School bag不變；

你回郵件 Re： （是回覆郵件自動生成的格式）後面可以加Re： Quotation for school Bag -20220314 書包報價，這樣就有一個互動形式了，客人詢價，你回覆報價。

緊接著：客人回覆：Re： Re： （第二遍回覆了，所以兩個Re：） School Bag Offer-20220314，他要確認訂單了，讓你開合同。

那麼你可以回覆，去掉一個Re。 省得郵件主題等會Reeeee個不停，Re： PI for School Bag +合同號，以此類推。

等到比如貨做好了，那麼改為Re： Shool bags are ready for shipment + 合同號

這樣當客人看到主題更新的內容，都可以捕捉到郵件的梗概。

有些客戶大忙人，時間很有限，忙得和陀螺一樣，這樣也是在幫他們提高工作效率。他會覺得你很用心，一直在更新進展。

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帶附件郵件的注意事項：

如郵件帶有附件，需提醒對方郵件裡含有附件，如：

1。 The requested 檔名 is attached to this email。

2。 Please see attached 檔名for more details…I’ve attached + 檔名

且附件的檔名字，請一定要另命名。切記不要出現qq截圖48585fgr2frg， 或者jpg。008之類的圖片名。

同時，多附件的時候，請在郵件裡跟客戶溝通清楚，比如你的附件為裝箱單，發票，產地證明，郵件應為：

I am attaching herewith the following documents for your confirmation：

1） Packing list

2） Commercial Invoice

3） Certificate of Origin

圖片也依次命名，收件者才能省心，清心。

附件大小最好在1-5MB以內，最好不要超過10MB.

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尊重客戶的計量習慣

比如英國、美國客戶，他們使用英制單位。如英寸，加侖，盎司，等。

在圖紙中以英制單位標註，這樣不僅是比較貼心的舉措，幫助他們節省時間精力，也能避免不必要的錯誤。

比如英美客戶問oz， 而我們通用的是ml。 可以按照他們的單位來報價，簡化他們的核算。

推薦大家使用下面這個網站來查詢公、英制單位的換算~

https：//www。metric-conversions。org/

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靈活運用infographic

Infographic = information+graphic 圖文資訊結合

比起傳統的表格或者生硬的純文字，圖文結合不僅使得資料或內容一目瞭然，還能拔高自身專業度。

拿鋼鐵行業舉例，如下圖：

關於Infograhic App推薦：

Canva, Infogram, Venngage

同樣，在social media或者開發信/promotion郵件裡，引用infographic，透過影象將文字顯得更加生動，吸引力。

後記：

外貿銷冠與普通外貿業務員的差別，往往都體現在一些細節上，所謂細節決定成敗。類似這樣的工作細節還有很多，不斷梳理和總結，日積月累，才會讓自己業務能力越來越強。