關於做好檔案管理保密工作的思考

檔案作為反映事物、事件歷史真相的原始材料，對於科學研究、政治決策和經濟建設具有重要的參考作用。檔案安全管理與保密工作十分重要，不僅直接影響到單位和個人的利益，甚至影響國家安全和社會穩定。

一、檔案涉密情況的變化

檔案的保密程度是有一定等級的，並且其密級也不是一成不變的，它會隨時間的推移以及檔案落實的情況變化而變化。在檔案保密工作過程中，密級的變化主要包括升密、降密和解密三種形式。其中，檔案升密情況一般是比較少見的，而且時間比較短，更多的是檔案的降密和解密。

通常引起檔案密級變化的原因主要有幾個方面：一是保密的範圍發生了變化；二是密級檔案的作用效果產生了變化，之前的密級檔案指導作用無法滿足當前的工作要求，密級檔案的指導作用也就不復存在，所以密級也就隨之降低或者消除；三是保密時限發生變化。

二、檔案保密工作中存在的問題

（一）檔案保密管理制度不健全。傳統檔案保密工作中的立卷歸檔方法通常採用“四分法”，這種方法容易忽略一些保密工作的影響因素，導致涉密檔案與非密級檔案交叉保管的情況。梳理非密級檔案資料過程中，能夠發現不少的涉密檔案資料，而且這些涉密檔案資料上往往沒有與涉密文件相關的標識，這就導致檔案和保密出現脫節，增加了涉密檔案的管理難度，降低了涉密檔案的保密性。

（二）檔案管理部門和檔案保密部門的責任劃分不統一。在一些單位，檔案管理部門和保密部門是分設的，實際工作過程中，檔案管理部門通常關心的是檔案的管理和使用，而保密部門工作重點則放到了檔案室管理的檔案檔案，特別是一些密級較高檔案的安全性上，如何保證保密期限內檔案檔案的安全是他們最為關心的問題，這就造成了檔案的管理部門和保密部門在其日常工作開展過程中存有分歧。

（三）部分檔案管理人員保密意識淡薄。近年來，各行業檔案管理部門積極響應黨的號召，不斷提升檔案資料的使用價值，檔案的使用越來越頻繁。但是，很多檔案管理人員存在保密意識淡薄、工作責任心不強的情況，這就為檔案保密工作埋下了隱患。管理人員在對外提供檔案資料時，偶爾會出現洩露涉密檔案資料的情況，使得涉密檔案的控制管理與相關制度要求存在偏差。

三、加強檔案保密工作的有關建議

（一）開展檔案保密制度建設。要加強檔案保密工作的制度化建設，規範檔案保密管理，提升管理服務水平。一是建立保密工作基本制度，如《保密工作制度》《計算機安全保密制度》《檔案安全保密制度》《檔案保密制度》等，做到保密工作有法可依，有章可循。二是建立涉密檔案查閱和處理制度，如《涉密檔案查閱制度》《涉密檔案管理規定》等，對檔案收集歸檔、鑑別整理、保管保密等內容和程式進行具體規定，防止利用職權轉借檔案，造成檔案的丟失。三是建立檔案管理人員和涉密人員相關管理制度，如《涉密人員保密管理制度》《保密工作人員管理規定》《保密員崗位職責》等，進一步規範工作人員的職責。

（二）做好檔案保管過程中的保密工作。一是加強對檔案庫房的管理。檔案庫房要具有一定的獨立性，確實受條件限制無法設立專門的檔案室，需要將庫房設立在辦公樓內部時，要對門窗進行加固，要求檔案庫房周邊無其他辦公室或者閱覽室，確保其獨立性，並禁止其他無關人員入內。二是將檔案的保管期限與保密期限進行明確劃分。檔案保管期限的確定應該以檔案內容的指導作用為基礎，根據國家相關法律法規來確定檔案的保管期限。檔案的保密期限則應該根據檔案的影響程度來進行確認。

（三）做好檔案使用過程中的保密工作。檔案在使用過程中極易因使用不當造成涉密資訊的洩露，所以如何做好檔案使用過程中的監督工作就顯得尤為重要。一是加強檔案使用中的監督工作。檔案的使用過程中存在較大資訊洩露風險，必須加強檔案使用環節的監督力度，確保檔案的保密性。首先，制定相關的監督管理制度，對檔案調閱、外借等行為做出明確規定。其次，根據檔案的使用物件和使用用途，對檔案使用者的心理進行準確把握，進行有針對性的重點監護，確保檔案在使用過程中安全可控。最後，可以透過安裝網路攝像頭等電子裝置，對檔案室進行24小時實時監控及錄影，有效防止偷取資訊和檔案資料的行為。二是正確處理檔案管理和使用之間的關係。一般情況下，檔案自形成之日起，對外有相當長的一段封閉期，過了封閉期之後才會有選擇地向社會開放，這就導致檔案的管理和利用之前存在天然的矛盾，而且這種矛盾將貫穿於檔案管理的整個過程，只有正確處理好兩者的關係，才能推動檔案管理工作不斷向前發展。三是加強檔案開放過程中的保密工作。對開放中的檔案同樣需要採取必要的保密措施，在對檔案進行開放前，應該對其進行充分的審查，確保檔案的開放不會對國家、社會造成負面影響，並對其開放的範圍進行嚴格控制。

（四）提高檔案人員素質，加強隊伍建設。檔案管理工作崗位的首要職責就是確保檔案資料的完整性與安全性。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強的工作責任心和較高個政治素質，能自覺抵制各種利益的誘惑，嚴格遵守檔案保密制度的要求，嚴守黨、國家以及單位的秘密。其次，檔案專業人員還應具有過硬的專業素質，熟悉檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉檔案管理各個環節的操作流程，具有把檔案專業法規、政策和檔案專業知識以及其他專業知識靈活運用於工作實際的專業能力。只有這樣，才能在工作中不斷進行自我提升，使檔案管理工作能夠得到更好的完善和提高，更高效地推進檔案工作。

（文章來源：經濟導報）