郵件合併= Word+Excel+Outlook？

郵件合併不僅可以批次處理信封 / 信件 / 通知、邀請函 / 請柬、結婚請帖、節日賀卡、榮譽證書等與郵件相關的文件外，還可以批次製作工資條、成績單、個人簡歷、標籤、開會的座位卡、學生考試的桌貼等。

除此之外，郵件合併最重要的技巧還體現在批次傳送郵件。通俗的來講，就是，同一封郵件傳送給多個人，但能快速且智慧的分別顯示出收件人的不同資訊。

只要是

“格式一樣資料不同”

的都可以使用郵件合併。

Word搭配Excel、Outlook配合使用的一個功能，那就是“郵件合併”功能。

Word+Excel：批次製作、列印檔案

Word+Excel + Outlook： 高效群發郵件

可以輕鬆解決以下問題：

1、批次列印信封：按統一的格式，將電子表格中的收件人、收件人地址和郵編打印出來。

2、批次列印信件：主要是換從電子表格中呼叫收件人，換一下稱呼，信件內容基本固定不變。

3、批次列印通知/邀請函：在相同的通知模板的基礎上，變更一下具體的每個人的姓名，性別等相關資訊。

4、批次列印請柬/結婚請帖/節日賀卡/榮譽證書：同3。

5、批次列印工資條：從電子表格中呼叫員工的工資明細資訊。

6、批次列印學生成績單：從電子表格成績中取出學生的各科成績資訊，並設定評語欄位，編寫不同評語。

7、批次列印個人簡歷：從電子表格中呼叫不同欄位資料，每人一頁，對應不同資訊。

8、批次列印標籤、開會的座位卡、學生考試的桌貼、准考證、明信片、通用證明等等。

另外，郵件合併也可以批次傳送。

使用軟體：

Word（用於編輯郵件中統一內容）

Excel（用於建立收件人列表及對應郵件中個性化內容）

Outlook（用於完成發件，只批次列印則不需要）

一、批次製作面試邀請函

招聘人員結束一天的電話面試邀約後，需要傳送正式的面試邀請函。如果當天邀約人數比較多，一個一個的傳送面試邀請函就比較麻煩，此時可以考慮用到郵件合併。

操作步驟：

1。Word 模板：新建一個Word版面試邀請函的模板。

2。Excel表格：彙總準備好面試邀請名單的詳細資訊。

※ Excel至少要有兩個欄位：收件人和郵件地址。

（郵箱是模擬資料，僅供演示，不具有任何實際意義）

3。開始郵件合併：

Step1：點選【郵件】→【開始郵件合併】→【電子郵件】（選擇你想要的形式，本例子是的“電子郵件”，文章末尾有彩蛋。可忽略此步~）

Step2：點選【郵件】→【選擇收件人】→【使用現有列表】，選中含有面試邀請名單的Excel檔案。

※ 保持資料首行包含列標題的勾選狀態

可以點選【郵件】→【編輯收件人列表】，對面試邀請名單進行篩選。

Step3：插入合併域。點選【郵件】→【插入合併域】，選擇受邀人、應聘崗位、面試時間進行依次插入替換。此時可以設定文件格式，字型大小，字型顏色，大綱級別，行距等等。

※ 替換後都會有《》書名號標記。

補充：受邀人的稱謂【先生/女士】，也是可以批次進行判斷處理，並準確新增的。

Step4：預覽效果。點選【郵件】→【預覽結果】，可翻頁對內容進行預覽。

當然也可以透過【查詢收件人】來搜尋受邀人的面試邀請函資訊。

Step5：列印文件/傳送電子郵件。【郵件】→【完成併合並】→

①點選【編輯單個文件】→合併記錄選【全部】，就可以得到一份合併後的Word文件，裡邊包含所有的面試邀請函，最後列印即可。

※ 郵件合併後，我們會得到一個word 文件，裡面包括所有人的面試邀請函。

此時，我們也可以把一個彙總的Word文件，拆分為幾個單獨的Word 文件。（後續會專題講這個）

②點選【列印文件】，可以列印文件。

③點選【傳送電子郵件】，可以群發郵件。

受邀人的郵箱地址：163郵箱，qq郵箱，outlook郵箱都可以。

（如果用附件方式傳送面試邀請函，需要用VBA程式設計）

a。 收件人 ：選擇列表中受邀人的電子郵件地址。

※ Word將向每個電子郵件地址傳送單獨的郵件。將無法抄送或密件抄送其他收件人，也無法向該電子郵件新增附件。

b。主題行 ：是傳送郵件的主題。

c。郵件格式 ：選擇“HTML”（預設設定）或“純文字”以將文件作為電子郵件的正文傳送或“附件”。

※ 如果以純文字格式傳送電子郵件，則主文件將不包含任何文字格式或圖形。

※ 如果以附件方式傳送電子郵件，需要用VBA程式設計。

d。“傳送記錄”下，執行下列操作之一：

接受預設設定，合併和傳送“全部”記錄。

選擇“當前記錄”，則郵件中僅傳送螢幕上可見的記錄。

選擇最後一個選項，在“發件人”框中輸入要開始合併的記錄編號，並在“收件人”框中輸入要結束合併的記錄編號。

二、批次製作節日賀卡/榮譽證書

溫馨提示：如果對郵件合併不是很瞭解，最好是使用【郵件合併分步向導】。

操作步驟：

1。Word模板：首先在Word 中新建一箇中秋節賀卡的模板。

2。Excel表格：準備好中秋節獎金髮放人員名單的詳細資訊。

（郵箱是模擬資料，僅供演示，不具有任何實際意義）

3。開始郵件合併：

Step1：點選【郵件】→【開始郵件合併】→【郵件合併分步向導】，會在右側彈出郵件合

並視窗，選擇“信函”，然後點選【下一步： 開始文件】。

Step2：選擇【使用當前文件】→點選【下一步：選擇收件人】→選擇【使用現有列表】→點選【瀏覽】（注意此處可不是點選下一步哦），找到準備好的中秋節祝福人員名單的Excel表格。然後回到郵件合併主選單，點選【下一步：撰寫信函】。

※記得勾選左下角的資料首行包含列標題

可以在彈出來的<郵件合併收件人>視窗或者點選【郵件】→【編輯收件人列表】中，對中秋節獎金髮放人員名單進行篩選。

每行資料前邊的“√”：表示要給該員工傳送郵件；如果不給某位員工發郵件，在該員工前的“√”上點選取消，即可。

Step3：將游標定位到姓名處，選擇【其他專案】，插入【姓名】域。用同樣的方法，設定稱謂及節日獎金。

可以點選【其他專案】一個一個的插入 ；也可以選擇【插入合併域】一個一個的插入。

補充：獎金髮放人員的稱謂【先生/女士】，也是可以批次進行判斷處理，並準確新增的。

Step4：點選【下一步：預覽信函】，可以翻頁對合並檔案進行預覽。→點選【下一步：完成合並】。

※透過點選左右箭頭來預覽每個人的詳情情況

Step5：點選

【

編輯單個信函

】，

出現“合併到新文件”對話方塊，選擇【全部】，最後確認。Word就會新建一份包括所有人員的中秋賀卡的文件。

另外想要傳送成功，需要開啟outlook。

三、批次製作工資條併發送

公司每個月都會批次發工資條給員工。有的公司給員工發紙質的工資條，而有的公司更傾向於發放電子版的工資條。

不論哪種形式的工資條，員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資資訊。

郵件合併的方式可以群發工資條，而且群發單顯。還可以需要批次製作、列印工資條。

需要3個軟體：

①Word：用於製作工資條的模板

②Excel：用於製作工資明細表

③Outlook：用於群發郵件。

（如果只是列印紙質版的工資條，outlook不作要求）

操作步驟：

1。Word 模板：製作一份工資條的模板，可以根據每個公司的實際情況進行設計。

（以後月份可反覆使用）

※ 工資條模板中所有欄位必須在Excel工資明細表中能找到資料來源，但不一定要包括Excel中的所有欄位

2。Excel表格：建立Excel版員工工資明細表。

（資料和郵箱是模擬資料，僅供演示，不具有任何實際意義）

3。開始郵件合併：

Step1：點選【郵件】→【開始郵件合併】→【電子郵件】

Step2：點選【郵件】→【選擇收件人】→【使用現有列表】，選中發放工資人員名單的Excel檔案。

可以點選【郵件】→【編輯收件人列表】，對面試邀請名單進行篩選。

Step3：插入合併域。點選【郵件】→【插入合併域】，對姓名、基本工資等依次插入替換。

※ 替換後都會有《》書名號標記。

Step4：預覽效果。點選【郵件】→【預覽結果】，可翻頁對內容進行預覽，也可以對插入的內容進行格式、樣式修改；

可以發現有兩處的資料出現了很多位的小數。此時返回Excel，把資料轉換成【文字】格式，就可以解決了。

注意：

Excel文件，要記得修改資料的格式。

在未修改資料格式【常規】的情況下，輸出的結果是含有很多位小數的。

在修改格式【文字】後輸出的結果，跟Excel文件資料顯示一致的。

Step5：列印文件/傳送電子郵件。【郵件】→【完成併合並】→

①點選【編輯單個文件】→合併記錄選【全部】，就可以得到一份合併後的Word文件，裡邊包含所有人的工資條，最後列印即可。

②點選【列印文件】，可以列印文件。

③點選【傳送電子郵件】，可以群發郵件。

收件人：選擇Excel中員工的“郵件地址”。

主題行：就是傳送郵件的主題。

郵件格式：建議選擇“HTML”（傳送時在檔案正文且保留word所有格式），也可以是附件或者純文字。

傳送記錄：可選擇全部發送或部分發送。

點選“確定”後，系統自動啟動outlook並開始後臺自動傳送。

最後儲存我們的Word版工資條模板，以備下次發工資的時候用。

以上就是第一次用【郵件合併】合併功能發放工資條的詳細步驟了。

下月工資表的資料更新後，只要表格位置不變，Word工資條模板不變，只需要在Word中點擊發送郵件，就能實現一勞永逸。

溫馨提醒：

請確保每位員工的郵件地址準確無誤，特別要注意公司內部重名的聯絡人郵箱地址。

如待發郵件中的工資條中的資料有很多位小數，但是Excel工資表中卻沒有，需要回到Excel表中的資料格式改為“文字”格式即可。

Word文件插入域之後一定要留意儲存，在下次發工資條的時候只要更新Excel工資表的內容即可，不需要再對Word進行重新設定。

Word工資條模板和Excel工資明細表模板最好儲存在電腦固定位置，不要移動，否則後期還得重新連結。

結尾彩蛋：

Word 提供用於將資料合併到以下型別文件的工具：

信函

：包含個性化問候語。 每封信函均列印在單獨的一張紙上。

建立和列印一批個性化信函

電子郵件

：其中的每個收件人地址都是“收件人”行中的唯一地址。 你將直接從 Word 傳送電子郵件。

建立和傳送電子郵件。

信封

或

標籤

：其中的姓名和地址來自你的資料來源。

建立和列印一批信封用於郵寄

建立和列印郵件標籤單

目錄

：列出針對資料來源中每一項的一批資訊。 使用該功能列印聯絡人列表，或者列出成組的資訊，如每個班級中的所有學生。 這種型別的文件也稱為目錄合併。

建立名稱、地址和其他資訊的目錄。