3分鐘看完這個，再也不擔心寫不好郵件了（收藏）

| 我們都知道，發郵件是工作中最常用的溝通方式之一

。

不管是與領導、同事還是客戶之間，都避免不了發郵件。越重要的內容，越是需要透過郵件的形式進行溝通。發郵件不僅可以看出一個人是否職業，還會有其他直接或間接的影響，比如同事關係、晉升機會、溝通效率等等。那如何寫好一封郵件呢？今天我們就來好好說說。

可是，相信很多人都有過這樣的經歷：

郵件寫完之後，發現忘了新增附件，發出去之後急急忙忙加了一句“不好意思，剛才忘了新增附件……

郵件發了出去，卻忘記了寫主題，雙方來回的郵件中一直掛著“無主題”幾個字，好不尷尬。

郵件發出去很久，對方卻遲遲沒有回覆……

要給領導發一封郵件，總擔心表達欠妥，寫了又改，改了又寫，反反覆覆半個小時過去了郵件還沒發出去……很不效率。

這些錯誤我都犯過。為了讓大家少犯錯誤，能使用好郵件，這裡總結了一些使用郵件時需要注意的要點，還有千萬不要做的事情。

| 寫郵件時，需要注意的要點

1.一封郵件只說一件事情。

如果想討論多件事情，可以分別寫多封郵件探討。

2.標題簡單直接，並要注意主題的細節

。如果需要給大家發週會紀要，標題寫成“週會紀要”不如寫成“週會紀要-20180620”，這樣日後去搜索的時候，很快就能找到，方便溝通也節省時間。

3.如果特別重要、緊急，標題可以加上【重要】、【緊急】甚至【今天內回覆】這樣的標籤。

收件人很可能每天收到幾十封郵件，這樣的方式讓對方先看你的郵件，以免未及時處理，耽誤專案進展。

4.郵件的開頭要稱呼對方。

相比“Hi”和“Dear”，不如直呼對方的名字，但注意一定不要把別人的名字寫錯！每個人都很在意自己的名字，寫對方的名字是禮貌和尊重，也會讓對方有更多好感。

5.郵件一開始就要說明來意。

郵件的結構可以為：表明主題—>內容闡述—>小結。語言儘量簡潔，所有資訊圍繞主題，不相關的內容刪掉。

6.別忘了新增附件。

很多人發郵件會忘了新增附件。有個好辦法就是：先新增附件，然後寫正文、主題、收件人等。這樣可以避免忘記發附件的尷尬。

可能有人會問，為什麼正文在前，主題在後，收件人在最後呢？因為在寫郵件的時候可能並不知道如何準確地表達主題；而把正文寫完之後，主題自然就更明確了。收件人放在最後寫是因為怕郵件寫到一半，不小心誤發了出去，也是尷尬。

7.在多人討論的郵件中，如果添加了或刪掉了某個收件人，在郵件一開始要註明。

比如在郵件一開頭註明「+張麗」，或者「-王浩」，這樣所有收件人知道哪些人加入了討論，哪些人離開了討論。

| 發郵件，這些事情不要做

1.溝通的第一原則：

能當面溝通的不要透過電話，能電話溝通的不要透過文字。如果當面溝通或電話溝通更合適的內容，就不要寫電子郵件。否則就是浪費雙方的時間。

2.別寫自己的事情，寫對方感興趣的事情。

從一開始就寫能引起對方興趣的事情。

3.不要透過郵件討論複雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個人的時候。這種情況更適合約一個工作會議討論解決

。郵件比較適合闡述“事實性”的內容，比如會議紀要、合作備忘、週報等內容，尤其適合在一些口頭討論形成共識和決議的場景，把“雙方共同認可”的內容用以備忘，方便參與方日後查詢。

4.傳送（TO）給需要知悉且希望對方回覆的人（收件人），抄送（CC）給需要知悉但不需要回復的人，不建議使用密送（BCC）

。因為有打小報告的意味，給人印象不好。 同時，注意不要打擾與主題無關的人。

5. 謹慎使用自動回覆功能。

如果休假或外出，請務必設定成對同一收件人傳送一次，以免對收件人造成騷擾。在設定的時候，嫁你多測試幾遍。

6.不要在情緒激動或者憤怒的時候發郵件。

發出去的郵件如潑出去的水。郵件裡把對方臭罵一頓或許很爽，但是發完之後一定會後悔。如果要發洩情緒，可以寫在日記裡，卻不要寫在郵件裡。

7.重要的郵件寫完之後最好再檢查一遍，

以免有不合適的表達。重要的郵件，如果不是特別緊急，也可以在寫完之後，接杯水或者和同事聊幾句，過一會兒再看看自己之前寫的有沒不合適的地方。還有個不錯的辦法是：找個同事幫忙看看的郵件中有沒有不合適的地方。

關於如何寫好一封電子郵件，就先聊到這裡了。如果您有什麼感想或意見，歡迎留言給咩咩君哦。

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（本文轉自挑客服網）