經銷商賬目管理做好了，生意肯定差不了！

作者：李鋒

核算賬目，對於絕大多數經銷商來說，是個很頭疼的問題。每次核算，都或多或少會出現一些問題。

前段時間，走訪市場就遇到這樣的問題，財務核算某KA超市多扣了錢，但是因為賬目不清楚，拖拖拉拉幾個月，翻賬就開始扯皮，最後變成爛賬。

傳統小店也有這種情況，陳列獎勵和割箱獎勵，業務員給了，但是沒留下憑證，小店不承認，還要補一次費用。

總之，經銷商因為賬目不清楚影響了很多問題，甚至丟失客戶。作為一個銷售人員賣貨拿錢，向市場投入費用、政策，每天都在跟錢和賬目發生關係，只有費用清楚，賬目清楚，銷售業績才能順暢。

如何才能做好賬目管理？我認為核心是三個方面：

業務端、財務端、客戶端

，經銷商可以圍繞這三個方面做好賬目管理最佳化，針對運作過程出現的問題做出相應的解決方案。

-01-

業務端：制度不規範，漏洞太多

業務員和小店交易頻繁，平時賬目處理不規範，沒有定時對賬，導致問題一直沒有發現，等時間長了，雙方核算賬目時，賬目不清晰，客戶不結賬，應收賬款收不回，最後變成爛賬。

其次，賬目制度不規範，業務員找到制度漏洞，鑽公司空子。宏業恆大就發生過這種情況，有個業務員私刻公章，讓超市直接把款打到他的個人賬戶，因為超市是有賬期的，二三十萬也看不出來，直到他離職後，財務人員去辦交接，才發現實際賬款跟公司賬目不符，但這個事情業務員已經做了一年多。

還有一種情況，離職人員交接不清楚或沒交接就走。老員工辭職就直接走，沒有和接手的業務員交接清楚。新業務到終端拜訪客戶，之前答應的政策沒有協議，不知道如何處理。當然，也不排除有個別終端老闆，利用換業務員或者換經銷商的機會多要費用。

宏業恆大接手盤錦市場時，由於沒交接好，很多客戶就藉此要費用，為了維護市場，又不得不給。

解決方案：

業務員是直接和終端接觸的，遇到突發情況，肯定來不及彙報，所以公司要讓財務團隊培訓業務員財務基本知識，財務管理制度，讓業務員知道遇到問題如何按照財務制度執行。

先說對賬和賬期問題，經銷商要建立標準的應收賬款制度，賬期店必須經過公司批示，回款必須每月考核兩次，明確考核責任人。

1）臨時欠款經過公司批示的，出現壞賬的，本部門總經理負責20%，直接業務負責80%；

2）賬期店到對賬期超7天未對，罰款10元/店/天；賬期店到回款期超7天未回，罰款10元/店/天；

3）臨時欠款按照天收利息，7天內欠款收回，業務員只承擔銀行利息，超7天收滯納金10元/天/單；

4）業務員和司機佔用公司貨款每天加收利息10%，出現問題賬期店對賬員負責罰款、出納負責罰款臨時欠款。

標準化制度建立好之後，一定要嚴格執行，業務員要避免出現這些問題。俗話說好記性不如爛筆頭，要求業務員每人一個賬目，記錄客戶特殊問題賬目，清楚記錄每家店的政策和協議，遇到問題就知道怎麼解決。

針對業務人員離職產生的遺留問題，經銷商要建立業務員離職、入職交接賬款、市場遺留問題制度。強化業務員入職離職相關流程，核實離職員工是否還有臨時欠款、賬期欠條等遺留問題，離職60天后發放工資。如果在60天裡，出現遺留問題，就從離職員工工資中扣除。

-02-

財務端：財務沒有介入客戶管理

很多時候業務員和終端談政策和促銷，標準都訂好了，但是擬定的合同沒寫清楚，也沒有經過財務稽核，最後導致和終端出現矛盾。比如約定的是進六箱貨才有費用，但是終端老闆不講信用，進貨量不夠就要費用，合同又沒寫清楚，自然矛盾就出來了。

關於賬期店的賬目問題，像KA賣場、超市大店一般都是有賬期的，賬目不及時查對就會出現問題。到了規定時間賬單沒有發出去，只能等到下一個月，賬款也會延期，這直接影響經銷商的資金使用，繼而帶來利潤的損失。

比如大店私扣差價或不正當的陳列費，多扣了幾萬塊，但是因為時間太久，資料查不清楚，又不能丟失客戶，經銷商只有自己承受損失。

還有一個比較普遍的情況，業務員跟超市對賬財務沒有參與，客戶賬目都是業務員說的算，等財務介入的時候，已經出現很多大漏洞。

解決方案：

現代渠道也好，傳統渠道也好，合同條款一定要清晰，不要有一些模稜兩可的問題，合同簽訂。尤其跟費用有關，要求標準、費用數額、時間期限都要清晰列出來，小店和業務員都要簽字，財務人員要進行稽核。

其次，

對賬期店財務一定要做好賬目跟蹤，一月一清。相關對賬日期、發票寄送日期，要明確在制度。

業務員所有費用，款項方面，都要有財務人員參與，兌現費用、對賬不能單方面以業務員賬目為準。KA大店對賬，業務人員參與度50%，財務人員參與度50%；小店對賬業務人員參與度70%，財務人員參與度30%。

只要是對賬，一定要讓財務部門跟進，財務人員要稽核費用核銷、使用、利潤資料，幫老闆做參考和審查。

-03-

客戶端：沒憑證，合同模稜兩可不清晰

很多業務員在兌現終端費用或者政策時，沒有養成留下憑證的習慣。這就會引發一些問題，明明費用已經兌現，但是客戶不承認，業務員有沒有憑證，就很難處理。

去年我走訪門店，就遇了到這種情況，店主說有一個月獎勵沒拿到，業務員說已經給了，沒有憑證，最後還是補了獎勵。

或者業務員談費用標準沒有籤協議，到了結算期，業務員說標準沒達到，客戶又說標準達到了。比如返利，公司政策是小店銷售100箱，一箱額外獎勵3元，獎勵300塊，規定好日期兌現，但是沒有做好協議，小店老闆進80箱就要錢。

當然，也存在客戶要求兌現政策返利時，業務人員拖拖拉拉不及時兌現，甚至錢讓業務人員拿走了。

無論哪種情況，很多程度上會影響客情。因為你沒有憑證，終端沒拿到費用和獎勵，肯定不舒服。最後因為這個爭論起來，對客情的傷害是致命的，終端老闆可能就不要你的產品，轉而賣競品。

解決方案：

業務員在跟終端約定政策，一定要簽訂合同，保證合同條款清晰。特別是CL店所有激勵政策都要有協議，協議裡條款要求有標準，有過程指標、有兌現金額、有兌現時間，客戶簽字，防止好事變壞事。本來給客戶費用是好事，但是由於協議變成壞事，就得不償失。

強調一點，千萬不要把協議只當結果，而是要把它變成過程，協議的目的是讓客戶衝刺，多進貨，因此一定要及時追蹤，客戶每月完成情況，業務員要及時督促，爭取讓客戶拿到獎勵。

因為客戶可能簽了100箱任務，卻只完成80箱，獎勵拿不到，心理不平衡，變成了壞事，所以業務員一定要跟進，提醒終端客戶。

其次，所有費用兌現和返利，錢都不能給業務人員，讓客戶寫個授權書，授權書蓋上客戶的印章，錢直接打進客戶的賬戶，定期兌現，不讓業務經手錢。

費用兌現之後，要讓客戶打出證明，單據保留一年以上，這樣出現賬目問題，有據可循，就不會出現糾紛。

寫到最後：

生意越做越大，意味著終端出現的財務問題也會越來越多，老闆不能抱著漏水再補的想法。

對日常經營管理中遇到的問題 ，要記錄下來，吸取教訓，形成制度，這樣才能減少問題出現。

尤其是賬目財務管理，對經銷商而言，是整個公司的重中之重，其貫穿於經銷生意的全過程，一旦出現問題，經銷商的生存狀況會受到嚴重威脅。因此，經銷商要在日常管理中，不斷總結經驗，從問題中建立賬目管理制度，不重複犯錯。