不知道這4個處理郵件的原則，下一個失業的可能就是你！

郵件，這不是工作當中的細節嗎？難道一封郵件還能使一個人失去工作？這真的不是駭人聽聞——我朋友的公司前兩天就開除了一個助理，原因是她漏處理了一封老闆的郵件，使公司失去了一個大單生意，老闆一怒之下就把他辭退了。據朋友說，這個助理平時工作認真努力，與同事關係很好，領導對他的工作也很滿意，完全沒想到她竟會在工作中出出這麼大的紕漏。

臨走之前，助理哭著說：她每天都會認真處理郵件。原來這封郵件她是讀過的，但因為覺得這件事情需要當面與領導溝通，就想把它拖進“重要事項”資料夾，可沒想到手一抖，拖錯了地方。又由於最近事情太多，所以最終竟然就把這件事忘得一乾二淨！

由於網路的發達，目前電子郵件已經成為我們工作當中的重要工具和溝通手段，所以我們有必要掌握好郵件的處理方法，讓它成為我們的工作助手，而不是成為一顆定時炸彈，在自己還在努力幹活時，就莫名其妙地炸開，把工作都丟掉了！

具體說到郵件的處理，其實我們只要做好以下四點，就沒問題了。

第一，儘量少做郵件分類。

我們很多人在郵件管理時喜歡做分類，把已經讀過的郵件放到不同的資料夾。這樣做看似清晰，實則非常容易出錯。為什麼呢？

首先，分類因為所遵循的原則不同，所以非常容易交叉。比如一封郵件既屬於會議記錄，又屬於重要引數，那麼到底應該怎麼歸類呢？就算你猶豫再三終於把它放到了“重要引數”資料夾當中，那麼當再次需要時，你還是有可能會到“會議記錄”資料夾中去查詢，這樣不但歸類時浪費時間和腦力，而且查詢時也很低效。

第二，萬一你像前面講到的那個助理一樣不小心歸錯了位，就有可能耽誤工作，甚至鑄成大錯。

因此倒不如簡化分類，只保留兩個資料夾：“已處理”和“待辦”。現在郵箱都具有強大的搜尋功能，當我們想要查詢郵件時，只需要輸入關鍵字就可以快速獲得要找的資訊，這比肉眼去資料夾中翻找效率高多了。

這樣無論是管理還是利用郵件，都能夠節省大量的時間。

第二，當日郵件當日處理完畢。

這樣做可以避免重要資訊的遺漏。雖然我們每天接收郵件的時間並不是統一的，但我們可以根據個人情況確定郵件的查閱時間和次數，集中檢視郵箱。

第三，每封郵件只讀一次。

很多人都有這樣的習慣：將所有的未讀郵件都讀過之後，再統一採取行動。但這樣做有兩個弊端：一，一旦閱讀工作中途被打斷，就很容易遺忘一些事情；二，有些郵件在閱讀之後心中已經有了大致的解決方案，可如果不馬上行動，等回過頭來再處理時又要重新思考，這樣反反覆覆非常浪費時間。

所以，要養成每封郵件只讀一次的習慣。對讀過的郵件請按第四點來處理——

第四，對每一封郵件執行4D處理。

所謂4D，就是行動（Do），轉發（Delegate），擱置（Defer）和刪除（Delete）。

1、行動

什麼樣的郵件應該馬上行動呢？這裡請遵守“兩分鐘法則”——即在兩分鐘內可以完成的事情請立即去做，比如簡短的答覆郵件，傳送一份現成的資料等等。

2、轉發

對於可以授權的工作，以及需要合作的專案，應該儘早把任務佈置、通知出去，為執行的同事留出更多的時間。

3、擱置

就是指那些在短時間內無法完成的工作，把它放入“待辦”資料夾。為了避免把“待辦”資料夾變成“拖延”資料夾，什麼郵件都丟進去，你需要在做這一步驟之前，保證三件事：

3。1 確定這封郵件確實不符合“行動”和“轉發”的處理方式。

3。2 確認你可以在規定時間內完成郵件中的工作。如果不能，你應該立即回覆郵件協商最終完成時間，而不是把它放進“待辦”資料夾“回頭再說”。

3。3 在轉移之前，還要在自己的待辦清單上做好記錄，以免像被辭退的助理那樣，把重要的工作忘得一乾二淨。

4、刪除

許多人對刪除郵件都有嚴重的心理障礙，生怕日後這些郵件還會派上用場。對於有些人不停地囤積東西，什麼也無法丟棄的表現，在行為學上有一個名詞，叫強迫性神經官能症。

如果你也有這樣的障礙情，不妨在刪除郵件前想清楚以下幾件事：

4。1 任何現在需要的郵件已經儲存在“已處理”郵件夾中了。

4。2 任何目前來看沒用的郵件，通常日後也不會用到。

4。3 即使發現需要用到的郵件已經刪除，那麼仍然可以去找與這封郵件工作相關的同事要存本。

4。4 如果任何人都沒有儲存這封郵件，那隻能說明這封郵件確實不重要。

想清楚這四點之後，你就可以大膽刪除無用的郵件了。

如果你能在郵件管理時牢記上面的原則和方法，那麼關於郵件處理的效率就會大大提高，而且也能有效避免因為漏讀郵件而產生的各種工作錯誤。

祝你早日成為管理郵件的能手！