《高效PDCA工作術》：提高效率、落實計劃的不二法則

對子哈特是什麼

PDCA是在第一次世界大戰結束後，由美國質量管理專家休哈特博士首先提出，而後由戴明採納、宣傳，獲得普及，所以又名“戴明環”。

起初，PDCA用於全面質量管理，後來逐步推廣至企業經營管理的各個環節，以及個人工作效率提升。《高效PDCA工作術》正是一本基於個人視角，利用該工具幫助我們步步為營，掌握不出錯、讓工作效率出現十倍進化工作方法的書。

作者富田和成認為：PDCA不僅是有效的管理手段，更是一件“催人奮進”的法寶，它可以運用於個體運轉和發展的各個方面。比如，習慣的養成、達成工作目標、實現成長計劃等。

學會運用PDCA工作術，可以讓你實現驚人的速度迅速成長，可以讓你實現“一年頂十年”式的躍遷。

一、PDCA管理體系是怎樣的

PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執行)、 Check(檢查)、 Action(處理)的首字母縮寫，PDCA迴圈就是按照這樣的順序進行管理，並且週而復始、不斷迴圈。

高效PDCA工作術是將這四個環節轉化為一套工作流程，步驟分別是制定計劃、具體實施、成果驗證、重新調整。

在計劃階段，需要確定所要達到的目標，並且制定出相應的解決方案。

有了目標和實施計劃，接下來就進入到第二個階段，即實施，按照計劃階段所制定的行動方案落地執行。

然而，實施並不意味著結束，因為計劃階段所設立的目標和行動方案都只是假設，這些假設並不一定都是合理的、科學的。所以，在執行的過程中，需要定期反覆地對它們進行驗證，以確認你的假設是成立的。

有了對執行過程的驗證，必然就會得出“假設成立”或“假設不成立”的結果，但不論是怎麼樣的結果，你都需要將驗證的結果進行改善或調整。如果發現最初的計劃在執行時出現問題，那麼就需要及時進行改善；如果執行的計劃被驗證是成立的，那麼需要將這些好的做法繼續延續、升級，並且遷移到其他方面。

簡而言之，

一個迴圈結束後的成果產出，要成為下一個迴圈的改善方案。這個方案會反映和落實在下一個迴圈當中，同時開啟新一輪的計劃、實施、驗證和調整。

不論是實現某個目標，還是完成某個具體任務，如果能讓PDCA不斷迴圈運轉，實現目標的可能性就越來越大，你的能力也會越來越強，自信心也會越來越滿，從而讓自己進入一個完美的良性迴圈。

二、如何做好PDCA的各個環節

PDCA迴圈雖然很好理解，但在實踐中不少人卻無法利用它實現複利的效果，其根本原因就是很多人將PDCA看作是機械式迴圈，並且沒有掌握各個環節的要領。

實際上，在PDCA的四個階段中，每個階段都至關重要，並且有相應的技巧和注意點，只有把好每個環節，才能讓其起到“振奮人心”“達成目標”等驚人的效果。

1、計劃階段：提高目標和計劃的精準度

“計劃趕不上變化”你或許經歷過很多，所以你認為計劃無關緊要。之所以會有這樣的想法，是因為你的目標或計劃精準度不夠高。由於目標和計劃多數是假設，甚至是憑空想象出來的，所以在執行過程中，要麼偏離目標和計劃，要麼發現目標和計劃根本無法落地，於是索性放棄設立目標和制定計劃。

但實際上，計劃是確保達成任何目標最為關鍵的環節，在整個PDCA迴圈中，計劃階段佔比超過50％，而提高計劃的精準度則是計劃階段重中之重。

（1）目標要可量化，且與現狀之間有差距

不可量化的目標很容易淪為“空話”“假話”，而可量化的目標才具有可執行性。在眾多可量化的指標中，設定截止日期、數字化、具體化三個要素不可缺少。比如“一年時間讀100本經營管理類書籍”“1個月時間將脂肪率降至20％以下”。

確定完目標之後，接下來要對目標進行分析，即衡量這個目標是否可行，此時，需要對目標和現狀之間的差距進行分析，如果你的目標和現狀之間差距過大，那麼這個目標一定是不可行的；如果沒有差距，這個目標對你來說就沒有任何意義。比如“一年時間讀完100本經營管理類書籍”是你的目標，但你實際上從來都沒有閱讀的習慣，而且讀書速度特別慢，平均1個月才能讀完一本書，那麼這個目標顯然是不現實、不合理的。

（2）將所有解決方案進行優先順序排列

目標與明確之後，接著就要制定實現途徑和解決方案。圍繞著同一個目標，解決方案可能不止一個，而你的時間、精力、能力是有限的，不能將所有解決方案同步進行。此時，便需要對所有解決方案進行優先順序排列，最終定三個主要方案。

在確定方案優先順序排列時，你可以用整體效果、所需時間、是否輕鬆參與三個指標進行衡量。

如果你的方案可以同時滿足這三個指標，那麼它就是你的最佳方案；如果你的方案不能同時滿足這三個指標，需要將“是否輕鬆參與”作為首選要素進行考慮，因為輕鬆地事情更有助於堅持不懈、循序漸進。

（3）因式分解，提升假設的精準度

因式分解是一個數學術語，它最大的特點就是“完全窮盡”。利用因式分解思維制定目標和計劃，其目的就是儘可能詳細地羅列出構成“目標”和“現狀”之間的各種因素，並找到所有的解決方案。

這種方式可以幫助你瞭解事物的本質，提出核心和關鍵的解決方案，真正實現20/80定律，花最少的力氣辦成最大的事情。

圍繞目標，窮盡解決方案，並不容易做到，在此有兩個思路可以參考：一是按“流程”分解；二是按“質和量”分解。

按“流程”分解即拆分事情的整個流程，並在每個流程上制定相應的目標和計劃。

比如，目標是下個季度提升20％的銷售額，將整個銷售流程拆分為“準備資料、電話邀約、登門擺放、吸引需求、提出方案、共同商討、簽約、重複訂購”8個步驟，那麼就可以在每個流程下設立目標、提出解決方案。

按“質和量”分解即根據決定事情結果的要素進行拆分，並在每個維度設立相應的目標和計劃。

比如，目標是下個季度提升20％的銷售額，而銷售額等於單價乘以數量，“單價”和“數量”則是決定銷售額的關鍵要素，你可以在增加數量或提高單價，任何一個維度下功夫。

綜上所述，計劃階段設立目標和提出解決方案，是PDCA迴圈中至關重要階段，好的計劃會更加“振奮人心”，更有利於後三個階段的落地，但“萬事開頭難”，制定合理的目標和方案並不容易，它需要精準度和合理性，否則很容易因為目標和現抓差距過大、計劃不切實際等原因，導致計劃淪為“空頭支票”。

2、實施階段：確定行動措施和具體任務

從個人角度來說，實施階段就是將解決方案落實到日常的工作和生活中，它分為“行動措施”和“具體任務”兩個重要的部分。

行動措施指的是落實計劃階段制定的解決方案所需要採取的措施。比如，將“加深理解公司經營資料”這一解決方案進行進一步落實，就有了“閱讀有關薄記書籍”的行動措施。

具體任務指的是為了落實行動措施所指定的行動日程，它是一個具體的行動指令。比如，將“閱讀有關薄記書籍”這一行動措施落實到具體任務，就有了“立刻去書店購買三本薄記書籍”、“爭取一週之內全部讀完”等。

簡單來說，實施階段的關鍵是對計劃階段所提出的解決方案進行分解，構成行動描施，再將行動措施進行分解，構成具體任務。這個過程需要經歷三個步驟：

（1）將“解決方案”轉換為“行動措施”

解決方案確保目標的達成，行動描施則確保解決方案的落地。比如，目標是“成為優秀的員工”，解決方案之一是“提升個人技能”，行動施就包括“每天自學十分鐘”“參加一次研討會”“請教有經驗的同事”等。

行動措施主要分為兩類：一是終了型，完成即結東，不會有重複可能，比如“參加一次研討會”；二是持續型持續不斷重複行動，比如“每天自學十分鐘”。

在你的行動施中，最好能同時蓋這兩類措施，終了型行動措施可以讓你快速落地，甚至起到立竿見影的效果，而持續型行動措施可以讓你不斷精進，打下堅實的基礎。

（2）將“行動措施”優先排序並量化

圍繞著一個解決方案，你可能會提出很多行動措施，當這種情況出現時，你便需要進行取含，要根據“整體效果”“所需時間”以及“輕鬆參與”三個指標，進行優先順序的排列，以確定重點行動措施。

除此之外，要設立客觀評價的指標，對解決方案是否按照計劃順利展開進行評價，以及時掌握執行情況，並做出相應對策。針對終了型行動措施，你需要採取量化指標，比如制定計劃時的“多少本書”“多少個客戶”；針對持續型行動措施要採取“週期行動目標”進行追蹤，比如“是否對客戶禮貌問候”，可以每天對自己進行評分，以周圍單位進行彙總，計算出平均值，並觀察變化情況。

（3）將“行動措施”轉換為“具體任務”

具體任務是對行為措施的具體描述，它能讓人清楚地知道“應當怎麼做”，所以在將行動措施轉換為具體任務時，必須要有6W3H，即who(誰)、whom(對誰)、when(何時)、 where(何地)、what(做什麼)、why(為什麼)、how(怎樣)、 how many(多少個)、 how much(什麼程度)。

綜上所述，在實施階段，不能拿著解決方案去行動，因為它只是一個較為籠統的大方向，不具有行動的指導性，而應該將解決方案逐級分解，形成行動措施和具體任務，讓它形成具體可操作的行動口令。這樣，才能讓我們在執行的過程中，避免不知所措、偏離軌道。

3、驗證階段：透過回顧總結開展三層驗證

驗證階段是拉開人與人之間差距的關鍵，很多人認為執行結束，不論成功還是失敗，都已經大功告成。但實際上，在PDCA迴圈中，這隻走到了一半。因為執行的目的不僅是得到成功或失敗的結論，還應該透過回顧、總結為後續的行動提供經驗和幫助。所以，能否“驗證”，在很大程度上決定下一輪的行動是否有效、目標是否能達成。

在這個階段，主要驗證物件有三個：

（1）目標的達成率：對計劃階段的驗證

（2）子目標的達成率：對解決方案的驗證

（3）行動計劃的達成率：對行動措施和具體任務的驗證

以上三個驗證物件層層遞進，一環扣一環，如果你忽略了其中任何一個層面的驗證，都可能會導致總目標失敗所以，在驗證階段，對於行動計劃的達成率，最好能每天進行確認，隨時進行調整。對子目標的達成率，最好能每月進行一次正式的有效驗證，而對於總目標的達成率，可以以目標週期為單位，進行定期驗證。

驗證的目的是為最後一個階段做準備，不僅要查明失敗的原因，為下一個PDCA迴圈做及時的調整和修正，還要總結成功的經驗，讓下一個PDCA的迴圈不斷最佳化。

4、調整階段：基於驗證結果改進與拓展

調整階段的目的是基於驗證階段的驗證結果，討今後的對策，它承擔著PDCA迴圈承上啟下的作用。

針對不同的驗證結果，調整物件會出現以下四種情況：

（1）需要對總目標進行調整：終止、變更或追加。

終止指你對該專案已經失去信心，甚至認為無法挽教，以至於不得不放棄總體目標。變更指不得不變更目標的達成物件，或是達成日期。追加指在專案進行的過程中，遇到了無法預測的重大問題，為此不得不另外提出新的方案，以應對新的挑戰。

（2）需要大幅修改計劃。

這種情況下，總體目標不發生變化，但必須在原有基礎上修改或追加新的方案。

（3）需要調整解決方案、行動措施、具體任務。

這種情況，總體目標保持不變，只是改變解決方案、行動措施和具體任務，或者提出改進措施。因為計劃本身沒有發生變化，所以不需要重新考慮設計“P”，直接從實施階段“D”追加措施入手，形成“P-DC-ADC-A…”的迴圈。

（4）不需要進行調整。

如果成果顯著，不需要進行任何改進，便可以按照上一輪的解決方案開始下一輪的迴圈，確保每個環節認真履行。

PDCA的意義在於連續運轉，根據不同的情況，你需要做出不同的對策和調整，這樣才能確保整個迴圈週而復始一直運轉下去。

三、PDCA如何實現規模效應

PDCA的神奇之處在於它的規模效應，即並不是單一的PDCA迴圈在運轉，而是多個迴圈一同運轉。這就好像一套機器，只有所有零部件都運轉起來，它的效率才會更高，而其中有任何一個零部件出現問題，都可能導致整個機器無法運轉。所以，

高效PDCA工作術的核心原理是大迴圈、小迴圈的多重運轉，而並不是單一迴圈。

舉例說明，有一位公司的員工為自己設定了“五年內收入超過50萬”的目標，然而現狀是，大企業的銷售員年收入平均25萬元。為了儘快填補這個差距，他為自己找到了兩個關鍵解決方案——提升銷售能力和努力學習英語。為了實現這兩個小目標，他又進行了進一步的分解，將“提升銷售能力”分解為提升交際水平和提升諮詢能力等不同的方案。在不同的目標層級中，又設立相對應的行動措施和具體任務。

由此可以，實現“五年內年收入超過50萬”是總目標，“提升銷售能力和努力學習英語”是中目標，“提升社交會和提升諮詢能力”是小目標。每一個目標下都有一個PDCA的迴圈，而只有先轉動其小目標下的PDCA，才能加速大目標的實現。

總結

PDCA聽起來並不是很複雜，也沒有什麼難度，但是要讓其產生規模效應，需要在每一個環節和細節上下功夫。

《高效PDCA工作術》這本書則根據PDCA的四個階段，提出了詳細且操作性極強的技巧和方法，幫助你快速掌握這套提升效率的工具。讓你以驚人的速度迅速成長，即使面對高高在上的前輩，以及強有力的競爭對手，也可以以十倍於對方的高效奮力前行，並逐漸超過對方。