蘭臺筆記｜（二）城建檔案編碼

【來源：漳州市住房和城鄉建設局_工作動態】

如今，當你需要查詢名下房產的竣工圖紙、驗收資料等城建檔案資料時，可以前往城建檔案館辦理相關查檔手續，並當場取得查檔成果。藉助檔案業務管理系統，管理人員能夠迅速、準確定位到需要的檔案資料，並在短時間內完成利用、蓋章等服務流程，為查檔申請人帶來優質便捷的查檔利用服務體驗。那麼，城建檔案業務管理系統是如何做到快速搜尋、準確定位的呢？一起來“揭秘”吧~

透過檔案業務管理系統可實現快速查檔

透過檔案業務管理系統實現即時查檔主要依託資料資訊的有序性，即城建檔案資料成果按標準規範統一編制排序。這就不得不提到城建檔案檔號編制工作了。

城建檔案檔號編制

城建檔案檔號編制是一項技術性很強的工作，按照一定的原則和認識方法，用字母和數字組成一組代號，表示檔案特徵與內容。編制後的檔號能夠簡捷、準確地揭示各類工程檔案的內容，反映業務檔案之間的相互聯絡和系統性，更是同時符合“系統識別”“人機互動”等需求的關鍵資料欄位。因此，城建檔案檔號編制工作質量直接影響著城建檔案資訊化管理水平和檔案檢索效率。

城建檔案檔號編制工作現場

城建檔案檔號編制工作主要包括編制“分類號”和編制“總目錄號”兩個核心。其中，“分類號”更傾向於反映檔案資料與專案內容的關聯，是實現模糊搜尋、關聯查檔的主要元素；“總目錄號”傾向於反映城建檔案資料與系統資料的關聯，是實現系統識別、準確定位的主要元素。

城建檔案資料上的“分類號”和“總目錄號”

為更好地完成城建檔案檔號編制工作，市城建檔案館在原分類大綱的基礎上，結合近年來城建檔案管理及城建檔案資訊化建設等業務實際情況，修訂出臺《漳州市城市建設檔案分類大綱（2022修訂版）》，推行以“五段分類編碼法（三段分類、兩段編碼）”編制城建檔案資料的“分類號”。“三段分類”即以大類、屬類、區域類（小類）進行分類，用大寫字母及阿拉伯數字表示；“兩段編碼”即按專案、分盒進行編碼，分別用5位數和3位數的阿拉伯數字表示。

“五段分類編碼法”舉例

除了以“五段分類編碼法”對城建檔案進行分類編碼外，以“順序流水編號法”編制的“總目錄號”也是城建檔案檔號編制工作的核心。“順序流水編號法”即按城建檔案入庫順序，用6位阿拉伯數字從小到大進行編號，既避免了案卷排架困難、浪費館庫保管資源等管理問題，也不會破壞檔案的內在有機聯絡，是目前城建檔案檔號編制的主流辦法之一。

延伸閱讀

（1）城建檔案檔號編制工作必須制定統一的編制原則、編制規劃與編制方法。

（2）城建檔案檔號的編制要求和編制方法，必須納入本專業或本部門的標準化管理制度中。

（3）工程建設全過程中產生形成的各種形式、各種載體的業務檔案均應進行編制。

（4）城建檔案檔號應根據它反映的物件進行分類編制。

（5）城建檔案檔號編制應該正確地、科學地反映業務檔案的內容、性質與特徵。

（6）城建檔案聯合驗收後，應由城建檔案管理人員統一編碼入庫，賦予其技術語言，起到固定城建檔案管理成果，反映分類和排列次序，便於保管和查詢調閱城建檔案的作用。

文稿來源：市城建檔案館

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