如何提升工作效率，不妨試試這幾步

這是我2012年12月7日在瀋陽分公司出差時開會的內容。今天整理出來分享給大家。只要做到這幾步，你的工作效率會得到很大的提升。

一、工作計劃

工作計劃就是把當天，當月的工作內容梳理出來，也相當這天或這個月的工作目標。

有了明確的目標，工作才會有方向感，也才會去做工作安排和時間安排。讓每一天過得充實而且有意義。

一般情況是這樣來做的，每個月底或月初把下個月度的工作做一個計劃安排，然後再分解到周。每週再分解到日。當然，有的崗位可能做不到月度工作計劃，那麼可以做周工作計劃或者每日工作計劃。

根據月度（周/日）計劃制定工作流程表。特別是有一些崗位每天的工作內容相差無幾，那自己就可以制定出一個時間流程表出來張貼在自己的辦公區域。

工作計劃一般包括這幾個點：工作任務和要求、工作步驟、存在問題及解決措施、重要性、完成時間等。

二、整潔的辦公區域讓你專注度更高，工作效率更高

西北鐵路公司總裁威廉斯曾經說過：桌面上清爽的人，會比堆滿各種檔案的人更能有效輕鬆的工作，這是提高效率的第一步。

整潔的辦公區域能讓你更專注於手頭上的工作，這是提高工作效率的關鍵。

如果辦公桌面雜亂無章，從視覺上影響自己的思維，不能更專注的工作。一看到亂糟糟的桌面，你的思緒都會亂，注意力會分散。你可能會想到，哇，還有這麼多的事情沒有做呀，時間又來不及了等等，引起自己的緊張和煩惱。沒有專注力工作效率就會下降。

培養自己整理和整潔的好習慣。不論是辦公區域還是個人的電腦檔案。

我特別喜歡把電腦檔案整理得很簡潔明瞭。只要我稍微提醒一下，任何人可以快速的在我電腦中找到想要的資料。一是我的檔案全部分門別類的歸檔在一起；二是我所有的檔案都會採用“序號+檔名”的方式來編寫資料夾，序號有時也會用日期來代替。

比如說我在電腦E盤中新建一個資料夾“2020年工作區”，在工作區下面的資料夾示例：1-公司企業文化、2-公司營銷檔案、3-公司廣告宣傳、4-公司合同檔案、5-公司管理制度……

我的檔案也是同樣編號了的。或者是以日期的方式+檔名，示例：20200213會議記錄、20200214會議記錄、20200215會議記錄……

為什麼我都要編寫上序號呢？有時候一個資料夾中相同的檔案內容過多，我新建了一個檔案後找不到在哪去了，極不方便。要麼搜檔名，要麼用“排序方式—修改日期”方式來找檔案。後來我就用“序號+檔名”的方式新建檔案，這樣是為了防止以後再新建資料夾（檔案）時打亂以前的順序。這些工作資料夾（檔案）我可能每天都會要用到，長時間使用就會形成一種習慣。當新建資料夾或檔案後就找不到原來的位置了。

當然，有的會說我不需要這樣做。在計算機欄不就有搜尋欄的嘛，直接輸入檔名不就可以搜尋出來。如果檔名多了，或者萬一你記不住具體的檔名了呢？請問怎麼搜？那樣比較耽誤時間。可能大家會有更好的工作習慣，看哪種方式適用就用哪種方式。適合自己的就是最好的。

三、學會寫工作筆記

工作筆記也是非常重要的，你會記工作筆記等同於把今天的工作內容已經按輕重緩急之分分出來了。最簡單的記工作筆記的方法就是你花幾分鐘時間把今天所有要做的工作內容列出來，然後按時間或重要性順序排序。

我有專門寫過一篇《給你一個筆記本，你能記好工作筆記嗎》的文章。

每天下班前可以花幾分鐘時間做一個覆盤。最好是當日事當日畢，當時進行工作覆盤、反思、總結或思考。把今天一整天的工作進行梳理一遍。今天完成了哪些工作，哪些未完成，具體是什麼情況，今天完成得非常好的工作是什麼？我的工作步驟又是怎麼樣的？不斷的總結出經驗或找到工作中的一些規律等等。做完這一切後有時間還可以再花幾分鐘把第二天要做的工作內容按重要性羅列出來。

如此反覆堅持，你的工作效率絕對會有質的提升。

四、及時解決問題

人之初，性本惰。每一個人或多或少會有那麼一絲的惰性在。如果惰性佔了主導地位，那這會的工作就會無限的拖延，直到最後一刻不得不完成的時候再去做。

很多的時候我們會有這種習慣，這個工作難度有點大，我們總是想把難度最大的放在最後。因為一開始的工作都是很輕鬆的，遇到後來有難度的時候，人就會有一點抗拒，不想去做。所以在上一條我有說，要把工作按重要程度排序，把最重要或難度最大的工作先完成。如果是這樣去做，會發現後面的工作越做越輕鬆，心情也會越好，工作效率也會越高。同時，一般情況下上午的工作激情要高於下午，首先攻克難度較大或重要的工作，效率也會高一些。

發現問題要及時解決，養成絕不讓問題留著過夜的好習慣。

五、會利用工具

工具是非常重要的。鞋服行業要經常統計訂單，銷售排行榜等工作。有時候前面是一排貨號，顏色，以及數量，最後需要把產品圖片放上，我記得一同事要把圖片匹配到表格中，是一張一張的找，然後插入，修改圖片大小，幾個小時才能把如此簡單的工作完成好。如果利用工具（函式），從設定函式到匹配完成前後一分鐘就可以搞定。

在這個不斷的進步的高科技時代，不能一成不變，要學會利用各種工具或資源來完成自己的工作。當自己完成這項看似簡單的工作時要思考是否有更便捷的方式來完成呢？並找到合適的捷徑。